Управление проектами

1.

Инструктаж по соблюдению правил противопожарной безопасности, правил охраны труда, техники безопасности, санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов.

2.

Выполнение определенных практических кейсов-задач, необходимых для оценки знаний, умений, навыков и (или) опыта деятельности по итогам производственной практики

Кейс-задача 1

Вы работаете в проектном офисе и принимаете участие в нескольких проектах входящих в портфель проектов компании в роли помощника руководителя (администратора, планировщика, методолога, аналитика, разработчика). От руководства компании Вам поступила информация, что предполагается инвестирование свободных денежных средств в новый проект, для чего Вам нужно подготовить следующую информацию, касающеюся влияния проекта на компанию в целом. Для этого воспользовавшись общедоступной информацией об исследуемой организации (официальный сайт, данные статистической отчетности), документами, находящимися в открытом доступе, а также проводя опросы (интервьюирование) руководителей и сотрудников, определите и запишите:

• форма собственности; юридический и фактический адреса, особенности территориального размещения;
• миссия организации;
• основные факторы внешней среды (делового окружения и макросреды), их влияние на деятельность организации.
• уровень централизации (децентрализации) управления; основные цели и функции подразделений.

Ознакомиться с особенностями проектов в организации, охарактеризовать их виды и практическое применение.

Университет является частным учебным заведением (негосударственное образовательное частное учреждение). Учредителем выступает ООО «Общество любителей коммерческих знаний».

Головной офис университета находится по юридическому адресу на ул. Мещанская, 9/14, стр. 1. Основной образовательный кампус и административные службы расположены по адресу: г. Москва, Ленинградский проспект, дом 80, корп. Г. Университет имеет обширную филиальную сеть, включающую, например, Карачаево-Черкесский филиал, что свидетельствует о широком территориальном присутствии.

Миссия Университета «Синергия» – предоставлять доступное образование высочайшего уровня, соответствующее тенденциям времени (источник: информация о миссии университета). Цель вуза – реализация жизненно-ориентированного образования (Life-ready Learning), которое базируется на практике и развитии предпринимательских способностей.

Основные факторы внешней среды и их влияние

Университету присущ высокий уровень централизации управления. Стратегические решения, разработка образовательных стандартов, контроль качества, единая кадровая и финансовая политика, а также нормативная база разрабатываются в головном офисе (Москва) и обязательны для исполнения всеми подразделениями и филиалами. Такая модель позволяет сохранять единое образовательное и брендовое пространство.

Университет имеет иерархическую структуру, можно выделить несколько ключевых уровней управления:

• 1. Высший уровень (ректорат/управление корпорации) определяет стратегию развития, утверждает образовательные стандарты, распоряжается ресурсами.
  2. Структурные подразделения (факультеты, институты, департаменты) реализуют образовательные программы по направлениям подготовки, развивают научную и методическую работу. В структуру университета, в частности, входят факультет менеджмента и факультет игровой индустрии и киберспорта.
  3. Вспомогательные подразделения (отделы) обеспечивают жизнедеятельность вуза. Это, например, библиотека, отдел кадров, учебно-методический отдел, административно-хозяйственный отдел и др.

В университете «Синергия» управление проектами является не только учебной дисциплиной (для студентов-менеджеров изучают структурную декомпозицию работ WBS и управление ресурсами проекта-), но и внедряемой практикой. О существовании проектного офиса свидетельствует, например, информация о проектном офисе факультета игровой индустрии и киберспорта, который оказывал поддержку студентам в организации турнира. Это указывает на применение проектного подхода для планирования, координации и реализации мероприятий внутри вуза. Реализуются как внутренние проекты (учебные, научные), так и внешние, включая международные образовательные проекты (например, открытие кампуса в Дубае или программы двойных дипломов с Китаем)-. Проекты можно классифицировать по:

• направлениям образовательные, научно-исследовательские, международные, маркетинговые, IT-проекты;
• результат – создание новых образовательных программ, организация мероприятий, внедрение IT-систем, запуск филиалов.

Кейс-задача 2

Вы работаете в проектном офисе и принимаете участие в нескольких проектах входящих в портфель проектов компании в роли помощника руководителя (администратора, планировщика, методолога, аналитика, разработчика). От руководства компании Вам поступила информация, что предполагается инвестирование свободных денежных средств в новый проект, для чего Вам нужно подготовить следующую информацию, касающеюся влияния проекта на компанию в целом. Для этого воспользовавшись общедоступной информацией об исследуемой организации (официальный сайт, данные статистической отчетности), документами, находящимися в открытом доступе, а также проводя опросы (интервьюирование) руководителей и сотрудников, определите и запишите:

• форма собственности; юридический и фактический адреса, особенности территориального размещения;
• Составить краткую историческую справку об этапах развития организации и оценить стадию ее жизненного цикла по одной из моделей жизненного цикла организации (например, Л. Грейнера или И. Адизеса).
• основные виды организационных полномочий менеджмента (линейные, функциональные, штабные, представительские, согласительные и др.);

Провести анализ ресурсного потенциала организации, составить не менее 5 аналитических таблиц для основных групп ресурсов с комментариями по каждой из них

Краткая историческая справка

На основе исторической справки и текущего состояния (широкая филиальная сеть, сильный бренд, стабильная позиция на рынке, диверсификация, процессы управления формализованы) можно утверждать, что университет «Синергия» находится на стадии «Расцвет» (Prime) по классификации И. Адизеса. Организация достигла баланса между контролем, гибкостью, самоконтролем и способностью к обновлению. Основные виды организационных полномочий менеджмента

1. Линейные полномочия предоставляют право напрямую отдавать приказы и контролировать работу подчиненных в рамках иерархии. Например, ректор дает указания проректорам, декан факультета — заведующим кафедрами.
2. Функциональные полномочия позволяют специалисту или руководителю отдавать распоряжения в пределах своей компетенции независимо от прямой подчиненности. Например, главный бухгалтер дает указания по финансовой отчетности сотрудникам всех подразделений.
3. Штабные (аппаратные) полномочия дают право консультировать, рекомендовать, оказывать помощь линейным руководителям. Например, юридический отдел готовит заключения по договорам для факультетов и филиалов.

Анализ ресурсного потенциала организации

Таблица 1. Оценка человеческих ресурсов

Таблица 2. Оценка финансовых ресурсов

Таблица 3. Оценка материально-технических ресурсов

Таблица 4. Оценка интеллектуальных и нематериальных ресурсов

Таблица 5. Оценка организационных ресурсов

Кейс-задача 3

Вы работаете в проектном офисе и принимаете участие в нескольких проектах входящих в портфель проектов компании в роли помощника руководителя (администратора, планировщика, методолога, аналитика, разработчика). От руководства компании Вам поступила информация, что предполагается инвестирование свободных денежных средств в новый проект, для чего Вам нужно подготовить следующую информацию, касающеюся влияния проекта на компанию в целом. Для этого воспользовавшись общедоступной информацией об исследуемой организации (официальный сайт, данные статистической отчетности), документами, находящимися в открытом доступе, а также проводя опросы (интервьюирование) руководителей и сотрудников, определите и запишите:

• форма собственности; юридический и фактический адреса, особенности территориального размещения
• сфера деятельности (отрасль); виды производимой продукции или оказываемых услуг;
• Проанализировать и описать организационную структуру компании (ОСУ): базовый тип ОСУ; особенности ОСУ; органиграмма ОСУ;

Ознакомиться с особенностями проектов в организации, охарактеризовать их виды и практическое применение.

Университет «Синергия» – многопрофильное образовательное учреждение, предоставляющее полный спектр услуг в области профессионального образования.

Линейно-функциональная с элементами дивизиональной и проектной структур. Основа – классическая иерархия: ректор – проректоры – деканы факультетов – заведующие кафедрами. Эта структура дополнена функциональными департаментами и службами (управление персоналом, бухгалтерия, учебно-методический отдел). Дивизиональный элемент проявляется в наличии филиалов с собственной администрацией. Проектный элемент находит отражение в создании проектных офисов и управлении инициативами (например, международными проектами). Главной особенностью является сочетание централизации стратегического управления и оперативной самостоятельности структурных подразделений. Стратегия, единые стандарты и ключевые ресурсы концентрируются в головной организации. При этом факультеты, институты и филиалы имеют определенную свободу в реализации учебных программ, организации учебного процесса и распоряжении выделенными ресурсами в рамках утвержденных политик и бюджетов.

Об особенностях проектов в организации подробно рассказано в решении Кейс-задачи 1. Проекты нацелены как на развитие самого университета (открытие филиалов, внедрение IT-платформ), так и на взаимодействие с внешним миром (образовательные конкурсы, научные конференции, социальные и патриотические проекты).

Кейс-задача 4

Вы работаете в проектном офисе и принимаете участие в нескольких проектах входящих в портфель проектов компании в роли помощника руководителя (администратора, планировщика, методолога, аналитика, разработчика). От руководства компании Вам поступила информация, что предполагается инвестирование свободных денежных средств в новый проект, для чего Вам нужно подготовить следующую информацию, касающеюся влияния проекта на компанию в целом. Для этого воспользовавшись общедоступной информацией об исследуемой организации (официальный сайт, данные статистической отчетности), документами, находящимися в открытом доступе, а также проводя опросы (интервьюирование) руководителей и сотрудников, определите и запишите:

• форма собственности; юридический и фактический адреса, особенности территориального размещения
• Ознакомиться с особенностями проектного управления в организации
• Изучить реализованные проекты, обстоятельства их реализации, структурную декомпозицию работ по проектам.

 Оценить уровень проектного менеджмента в процессе реализации проекта.

Университет «Синергия» демонстрирует постепенное внедрение проектного подхода как в образовательный процесс (через подготовку студентов-менеджеров по данному профилю), так и в свою операционную деятельность. Ключевые особенности:

1. Наличие проектного офиса. Информация о существовании проектного офиса, например, на факультете игровой индустрии и киберспорта, который выступает как внутренняя структура, поддерживающая студенческие инициативы.
2. Корпоративные проекты. Управление множеством проектов в составе корпорации, которая объединяет более 50 компаний в сферах образования, digital-маркетинга, ивент-менеджмента и других.
3. Обучение и стандарты. Подготовка специалистов по управлению проектами включает изучение структуры декомпозиции работ (WBS), методов управления материальными ресурсами и рисками проекта. Преподавание ведется с учетом лучших международных и национальных практик.
4. Внедрение в учебный процесс. Применение метода проектов как одной из основных образовательных технологий, что обеспечивает практическую подготовку студентов.

Таким образом, наряду с традиционной линейно-функциональной структурой, проектный менеджмент постепенно становится одной из ключевых компетенций и инструментов управления развитием.

Изученные реализованные проекты

На основе анализа информации об организации и её проектах можно оценить уровень проектного менеджмента как развивающийся к зрелому. Университет демонстрирует следующие признаки:

• наличие проектной культуры – присутствуют проектные офисы, обучение студентов проектному управлению и реализация крупных проектов (открытие кампусов, IT-платформы);
• использование передовых методов – в образовательной программе по управлению проектами делается упор на такие важные элементы, как структурная декомпозиция работ (WBS) и управление ресурсами;
• результативность – ключевые стратегические проекты успешно завершаются и приносят ощутимый результат (выход на международный рынок, рост числа студентов).

В то же время есть признаки неполной зрелости: отсутствие в открытом доступе единого корпоративного стандарта управления проектами (используются международные стандарты в обучении); проектная деятельность не охватывает все процессы, оставаясь инструментом для реализации отдельных инициатив, а не всеобъемлющим подходом.

Кейс-задача 5

Вы участвуете в проекте, который находится на начальной фазе, в роли помощника руководителя (администратора, планировщика, методолога, аналитика, разработчика). Вам поставлена задача самостоятельно изучить основную проектную документацию по данной фазе и подготовить на имя руководителя служебную записку о наличии у Вас необходимой информации о проекте.

Воспользовавшись корпоративным стандартом проектного управления, а в случае его отсутствия международными (национальными) стандартами или исследуйте имеющийся опыт проектного управления компании, определите и запишите:

• Цель проекта, соответствующую критериям SMART
• Назначение проекта
• Критерии успеха проекта
• Требования высокого уровня
• Общее описание продуктов или услуг, которые должен произвести проект
• Укрупненное расписание работ, отображающее сроки наступления основных контрольных событий (вех)

В качестве примера для выполнения этого задания смоделируем гипотетический, но логичный для университета новый проект — «Внедрение системы управления студенческими проектами на базе цифровой платформы».

1. Целью проекта (по SMART) является разработка, внедрение и запуск в промышленную эксплуатацию внутренней цифровой платформы для управления студенческими проектами. Система должна быть доступна 100% студентов (от 10 000 активных пользователей) и преподавателей (от 1000 активных пользователей), обеспечить сокращение времени на административное согласование инициатив с 10 до 2 рабочих дней и быть введена в действие к 1 июня 2027 года.

• S (Specific – Конкретная). Внедрение внутренней цифровой платформы для управления студенческими проектами.
• M (Measurable – Измеримая). Доступ для 100% студентов, 1000+ преподавателей, 10 000+ студентов. Сокращение времени согласования с 10 до 2 рабочих дней.
• A (Achievable – Достижимая). Университет имеет IT-департамент и успешный опыт внедрения цифровых решений (e-education.ru), что подтверждает достижимость.
• R (Relevant – Актуальная). Проект улучшит управляемость тысячами студенческих инициатив, снизит административную нагрузку и повысит прозрачность, что соответствует стратегии цифровизации вуза.
• T (Time-bound – Ограниченная во времени). Целевой срок завершения — 1 июня 2027 года.

2. Назначение проекта – создать единую цифровую экосистему для полного цикла управления студенческими проектами от подачи идеи и формирования команды до планирования, мониторинга прогресса, отчетности и тиражирования успешных практик. Платформа призвана повысить проектную активность студентов и эффективность управления ею.

3. Критерии успеха проекта. Система внедрена и используется в 5 пилотных структурных подразделениях (факультетах) по окончании проекта (стадия внедрения). В течение 6 месяцев после завершения проекта к системе подключены все факультеты и филиалы (стадия масштабирования). Не менее 70% активных студентов и преподавателей оценивают удобство работы с платформой на 4 или 5 баллов по 5-балльной шкале. Сокращение времени на создание, согласование и запуск студенческого проекта (от идеи до утверждения) в 5 раз. Проект реализован в рамках утвержденного бюджета (например, 25 млн рублей).

4. Требования высокого уровня. Функциональные: личный кабинет студента (инициатора проекта, участника) и преподавателя (куратора, члена проектного офиса); форма для заполнения заявки на проект с обязательными полями (идея, цель, ожидаемый результат); маршрутизация заявки на согласование: студент → куратор от факультета → проектный офис → ректорат (при необходимости); возможность создавать дорожные карты, вехи и контрольные точки проекта; инструменты для отчетности и аналитики (дашборды для проектного офиса). Нефункциональные:

• безопасность – разграничение прав доступа, защита персональных данных;
• производительность – система должна выдерживать одновременную работу 10 000 пользователей;
• надежность – доступность системы 99.5% времени;
• интеграция – API для интеграции с существующими системами учета студентов;
• удобство (usability) – интуитивно понятный интерфейс.

5. Общее описание продуктов или услуг проекта. Конечными продуктами проекта являются:

• программный продукт – цифровая платформа (веб-приложение + мобильная версия) для управления студенческими проектами;
• комплект методической документации – регламент работы с платформой для всех категорий пользователей (студент, куратор, член проектного офиса);
• обучающие материалы – инструкции, видео-туториалы, FAQ;
• обученная команда – сотрудники проектного офиса и ключевые пользователи, прошедшие обучение работе с платформой.

6. Укрупненное расписание работ (вехи)

3.

Оформление отчета о прохождении практики.