Тайм-менеджмент

Задание 1. Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.

Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.

Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!

На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем?

Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.

Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?

1. Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?

- Отсутствие приоритетов. Менеджер перечисляет большое количество задач без определения их важности и срочности. Это приведет к ситуации, когда менеджер будет делать то, что кажется срочным, но необязательно важным, вместо выполнения действительно критически важных задач.

- Недостаточная детализация. Размышления не содержат конкретных действий и временных рамок для выполнения задач. В результате, менеджер не сможет эффективно организовать свой день и контролировать прогресс выполнения задач.

- Отсутствие делегирования. Менеджер пытается все делать самостоятельно, не распределяя задачи по команде или делегируя некоторые обязанности. Это приведет к перегрузке менеджера и недостаточному использованию ресурсов команды.

- Неучастие поставщика. Менеджер не включил поставщика в планирование переговоров, что может привести к неоптимальному использованию времени и ресурсов при поиске транспорта для переговоров.

- Отложение важных задач. Менеджер откладывает выполнение важных задач, таких как редактирование статьи в «Экономический вестник» и разборка хаоса на столе. Это может привести к упущению сроков и созданию дополнительных проблем в будущем.

- Нет определенного времени для спортзала. Менеджер не указывает конкретное время для посещения спортзала, что может привести к его отсутствию в расписании и недостаточному вниманию к физической активности.

Эти ошибки нарушают следующие принципы и правила планирования дня:

- Установление приоритетов – отсутствие определения приоритетов может привести к потере времени на неважные задачи и упущению сроков по выполнению важных задач.

- Детализация и конкретизация задач – недостаточная детализация и определение действий и сроков выполнения задач приводит к неэффективному использованию времени и расхождению между запланированными и фактическими результатами.

- Делегирование и распределение задач – неучастие команды и отсутствие делегации задач приводит к перегрузке менеджера и недостаточному использованию ресурсов команды.

2. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня. Алгоритм планирования дня в данном случае не был выполнен точно:

- Алгоритм составления задач не был соблюден, так как менеджер перечислил множество задач без установления приоритетов и определения сроков.

- Алгоритм учета времени не был соблюден, так как менеджер не указал время начала и окончания каждой задачи, а только отметил, что некоторые события произойдут в определенное время (например, в 13:00 переговоры с поставщиком).

- Алгоритм контроля прогресса выполнения задач также не был выполнен, так как менеджер не установил дополнительные временные точки для проверки прогресса и корректировки плана

3. Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи?

9:00-9:30 - Организация рабочего места: разборка хаоса на столе и организация документов, прочтение писем и запись важной информации.

9:30-10:00 - Обработка клиентских вопросов: возврат звонка рассерженному клиенту и выяснение причин несвоевременной доставки, отправка извинений и объяснительного письма с предложением компенсации.

10:00-11:30 - Подготовка материалов для выставки: создание слайдов и текстов для рекламных буклетов, заказ полиграфических материалов у поставщика, организация заказа календариков, листовок, буклетов, сувениров, плакатов.

11:30-12:30 - Подготовка к переговорам с поставщиком: забрать машину из сервиса или заказать такси, подготовка документации для переговоров, подготовка презентации.

12:30-13:30 - Переговоры с поставщиком: участие в переговорах с поставщиком, заключение сделки и обсуждение дальнейшего сотрудничества.

13:30-14:30 - Обеденный перерыв.

14:30-15:30 - Редактирование статьи в «Экономический вестник»: проверка и редактирование текста статьи, оформление статьи в соответствии с требованиями издания, отправка статьи на публикацию.

15:30-16:00 - Физическая активность: посещение спортзала для разминки и физической активности.

16:00-17:30 - Внесение информации в базу данных клиентов: актуализация информации о клиентах в базе данных, внесение новой информации, анализ потенциальной прибыли фирмы.

17:30-18:00 - Подготовка к презентации: проверка презентации и необходимых материалов, подготовка команды к инструктажу.

18:00-19:00 - Презентация: участие в презентации и представление компании, обсуждение вопросов и ответы на вопросы аудитории.

При составлении данного плана я учитывала следующие принципы и правила планирования дня:

- Установление приоритетов. Задачи были распределены в порядке их важности и срочности. В первую очередь были выполнены задачи, касающиеся клиента и выставки, так как они являются актуальными и критически важными в данный момент.

- Детализация и конкретизация задач. Каждая задача имеет конкретную формулировку и определенное время выполнения. Это позволяет менеджеру следить за прогрессом выполнения задач и контролировать свое время.

- Делегирование и распределение задач. В плане дня была учтена возможность делегирования некоторых задач команде, например, подготовка материалов для выставки и подготовка инструктажа перед презентацией. Это позволит более эффективно использовать ресурсы команды и снизить перегрузку менеджера.

- Учет времени для физической активности. Был учтен фактор физической активности, добавленное время для посещения спортзала. Это поможет менеджеру поддерживать свое физическое состояние и повышать работоспособность.

- Контроль прогресса. В плане были установлены временные рамки для каждой задачи, что позволяет менеджеру контролировать прогресс выполнения и корректировать план при необходимости.

Задание 2. Прочитайте приведенные ниже истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.

1. Однажды Дэвид Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, что из-за плохо вымытых стаканов многие люди заболевают… А почему нет одноразовых стаканов? Наверное, потому, что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило – бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец ему это удалось. Так в 1910 г. Дэвид Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом сумму, эквивалентную € 1 млн.

Ответьте на вопросы:

• Что помогло Кертину сделать свое открытие? Кевину помогло сделать его открытие собственные наблюдения, он определил проблему (плохо вымытые стеклянные стаканы вызывают болезнь) и придумал для нее решение (сделать пластиковые стаканы). Изобретение одноразовых стаканчиков изменило подход к гигиене и удобству в повседневной жизни.

• К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? Обоснуйте свой ответ. Данное обстоятельство можно отнести к контексту инноваций, где личный опыт и потребности приводят к созданию новых решений.

2. Уолли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды на вечеринке его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал изготавливать бисквиты и открыл первый магазин. Его друг и сосед художник Тони Кристиан помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей, Амос нанял девушек, которые бесплатно раздавали бисквиты прохожим в Беверли-Хиллз и Голливуде и принимали заказы на их изготовление. Уолли Амос и его бисквиты быстро стали широко известными. За пять лет он открыл сеть своих магазинов в Лос-Анджелесе, Санта-Монике и на Гавайях.

Ответьте на вопросы:

• Что помогло Амосу начать и развить свое дело? Несколько факторов помогли Уолли Амосу начать и развить своё дело:

• получение финансирования – без денег инвесторов Амос не смог бы запустить производство и открыть магазин;
• помощь друга и соседа – Тони Кристиан разработал уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик;
• маркетинговая стратегия – бесплатное раздача бисквитов прохожим и приём заказов на их изготовление помогли привлечь больше покупателей и сделать бисквиты широко известными;
• расширение бизнеса – открытие сети магазинов в Лос-Анджелесе, Санта-Монике и на Гавайях говорит о том, что Амос активно развивал свой бизнес и стремился расширить его. 

• К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? Обоснуйте свой ответ.  

Финансовый контекст –Уолли Амос получил деньги от инвесторов, что позволило ему начать дело, дизайнерский контекст – уникальный интерьер, разработанный Тони Кристианом, помог привлечь внимание покупателей и создать запоминающийся образ магазина Амоса, маркетинговый контекст – маркетинговая стратегия с бесплатной раздачей бисквитов и приёмом заказов на их изготовление способствовала успеху бизнеса.

3. В конце 1980-х гг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования авиаперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний. Многие из них, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были и те, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.

Ответьте на вопросы.

• Что повлияло на крах одних компаний и успех других?  Авиакомпании, которые оказались в состоянии быстро адаптироваться к новым условиям рынка, смогли сохранить или даже увеличить объемы перевозок. Это включало в себя пересмотр бизнес-стратегий, оптимизацию маршрутов, сокращение затрат и внедрение новых технологий. Успешные компании часто имели более эффективные стратегии маркетинга и обслуживания клиентов. Они могли предложить более удобные и выгодные тарифы, что привлекало больше пассажиров. Некоторые компании имели более крепкие финансовые позиции и могли пережить период нестабильности без серьезных потерь. Авиакомпании, которые имели стратегически выгодное географическое положение или разветвленную сеть маршрутов, могли быть более конкурентоспособны на новом рынке. Успешные компании часто внедряли инновационные подходы, использовали новые технологии, которые позволяли повысить эффективность работы.

• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

Эти факторы можно отнести к экономическим и организационным контекстам.

Экономический контекст. Изменения в государственной политике, такие как сокращение регулирования и финансирования, непосредственно влияли на экономическую ситуацию в авиаперевозках. Авиакомпании сталкивались с необходимостью самостоятельно справляться с вызовами рынка, что требовало гибкости и инноваций.

Организационный контекст. Внутренние факторы компании, такие как структура, культура, стратегическое управление и способность к изменениям, также играли ключевую роль. Компании, способные адаптироваться и оптимизировать свои процессы, имели больше шансов на успешное преодоление кризиса.

4. Генри Форд был авторитарным предпринимателем, склонным к одиночеству, своевольным, презирающим теории и «бессмысленное чтение книг». Он считал своих служащих «помощниками». Если «помощник» осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимал решение, он тут же лишался работы. За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – глава компании, – в конце концов подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не поспевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля Ford Motor на рынке резко сократилась, и к концу 1920-х гг. она стала занимать только 10 % автомобильного рынка.

Ответьте на вопросы.

• Что повлияло на изменение положения компании Форда? Генри Форд не смог адекватно оценить изменяющиеся потребности и предпочтения потребителей. В то время как конкуренты начали предлагать более разнообразные модели автомобилей и собственные инновации, Ford Motor Company оставалась привержена устаревшей модели, что негативно сказалось на ее конкурентоспособности. Форд установил жесткую иерархию, в которой только он мог принимать решения и командовать. Это ограничивало инициативу сотрудников и мешало внедрению новых идей. В результате компания не могла адаптироваться к новым условиям и потеряла возможность использовать внутренние ресурсы и таланты. Другие автомобильные компании, такие как General Motors, быстро развивались, прилагая усилия к иновациям, разнообразию моделей и улучшению обслуживания. Вследствие этого Ford потерял свою долю рынка. В то время как Ford концентрировался на массовом производстве и стандартизации, новые технологии и подходы к дизайну не внедрялись, что привело к устареванию моделей и снижению интереса со стороны потребителей.

• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

Эти факторы можно отнести к экономическому и организационному контекстам.

Экономический контекст. Изменения в потребительских предпочтениях, рыночные условия и появление конкурентов являются неотъемлемой частью экономического контекста. Адаптация к этому контексту критически важна для успеха компании на рынке, и в случае Форда эта адаптация оказалась недостаточной.

Организационный контекст. Авторитарный стиль управления и недостаточная гибкость внутри компании относятся к организационному контексту. Он определяет, как принимаются решения, как управляются люди и насколько способность организации адаптироваться к изменениям в внешней среде. В случае с Фордом, недостаточная гибкость и непринятие вовлеченности сотрудников к решению проблем привели к провалу в адаптации к изменениям на рынке.

Задание 3. Прочитайте приведенные ниже формулировки задач.

• Зайти в спортзал.

• Институт, зачет.

• Найти ключи от квартиры.

• Позвонить клиенту.

• Поговорить с Ивановым.

• Лекция.

• Оформить титульный лист для реферата.

• Обсудить проект с командой.

• Составить план действий на завтра.

• Задание по тайм-менеджменту.

• Собеседование в 14.00.

• Отдать CD-диск соседу.

• Пообедать.

• Почта. Папка «Входящие».

• Проектная работа.

• Вопросы по диплому.

• Договориться о времени консультации с преподавателем.

• Решить пять трудных задачек по математике.

• Мобильный. Деньги.

• Работа, резюме, агентство.

Выполните следующие задания.

• Разделите лист бумаги на две части.

• В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результато-ориентированном виде. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результато-ориентированной форме? Подкрепите свой ответ ссылками на текст главы.

• Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результато-ориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему? Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.

Задание 4. Выделите свои типовые личные контексты (от пяти до семи). Запишите их. Составьте список задач под каждый контекст. Запишите их.

1. Ведение дневника для самоанализа: сформулировать, какие аспекты жизни хочу анализировать (эмоции); установить расписание для написания в дневнике (ежедневно); решить, будет ли это электронный формат; разработать список вопросов, на которые буду отвечать (например, "что сегодня пошло хорошо?", "что я мог бы улучшить?", "как я себя чувствую?"); отводить время для записи своих ощущений и переживаний в конце дня или после значимых событий; периодически возвращаться к предыдущим записям для выявления паттернов, изменений в эмоциях и мыслях, а также уроков, которые можно извлечь; на основе анализа записей формулировать конкретные действия или шаги, которые помогут улучшить качество жизни; записывать достижения и положительные изменения, чтобы отслеживать собственный прогресс; время от времени проводить полную рефлексию, рассматривая ключевые записи за месяц или квартал;  стремиться записывать не только негативные переживания, но и позитивные моменты, чтобы обеспечивать баланс в дневнике.
2. Установка и отслеживание личных целей (фитнес): установить конкретные и измеримые цели (потеря веса, набор мышечной массы, улучшение выносливости); исследовать и выбрать подходящий план тренировок (групповые занятия); определить дни и время для тренировок в неделю, чтобы создать регулярный график; зарегистрироваться на занятия заранее;  разработать план питания, соответствующий целям фитнеса; установить цель по потреблению воды в течение дня и во время тренировок; установить напоминания о фитнес-целей на каждый день или неделю, чтобы сохранять мотивацию; проводить регулярные проверки своего веса; найти группу единомышленников по интересам фитнеса (в социальных сетях) для получения поддержки и мотивации.
3. Чтение книг для личного развития: сформулировать темы для развития через чтение (эмоциональный интеллект); составить список книг; определить, сколько страниц читать каждый день; подготовить комфортное место для чтения; записывать ключевые идеи, цитаты и свои мысли после прочтения каждой главы или книги; определить конкретные действия, которые можете предпринять для внедрения уроков, усвоенных из книг, в повседневную жизнь; пробовать книги разных жанров и авторов, чтобы расширить свои горизонты и найти новые идеи; установить для себя регулярное время на чтение, например, по утрам, перед сном или во время обеденного перерыва.
4. Поездки и путешествия в новые места: сформулировать, чего хочется достичь в ходе путешествия (отдых); изучить различные направления и выбрать те, которые соответствуют интересам (природа, исторические места); узнать о культуре, традициях, местной кухне города назначения; определить общий бюджет на поездку, включая транспорт, жилье, питание и развлечения; создать подробный маршрут поездки с указанием интересных мест для посещения, времени передвижений и способов транспортировки; найти и забронировать жилье; проверить наличие необходимых документов (паспорт, страховка) и подготовить их для поездки; составить список вещей, которые необходимо взять с собой (одежда, медикаменты, электрические устройства); ознакомиться с системой общественного транспорта в месте назначения; найти и записать в маршрут местные экскурсии, музеи, события и праздники, которые можно посетить; уведомить друзей и семью о своих планах на поездку и поддерживать связь во время путешествия.
5. Участие в волонтерских мероприятиях: сформулировать, какой вид волонтерской деятельности интересует (экология); исследовать местные волонтерские организации или проекты, которые соответствуют; зарегистрироваться в волонтерской организации; пройти необходимые обучающие курсы, предлагаемые организацией, для понимания задач и обязательств; определить, сколько времени можно выделить на волонтерскую деятельность (ежемесячно) и запланировать это в своем расписании; поддерживать связь с координаторами мероприятия для получения актуальной информации и инструкций; активно участвовать в запланированных волонтерских мероприятиях и инициативах (уборка, помощь на мероприятиях и т. д.); содействовать положительному духу в команде волонтеров, поддерживать моральный дух и выражать благодарность коллеге; делиться информацией о волонтерских возможностях с друзьями и своей сетью, привлекая новых участников; оставлять обратную связь организаторам о своих впечатлениях и предложениях по улучшению мероприятий; поддерживать контакты с другими волонтерами и организаторами для создания устойчивой сети взаимопомощи.

Задание 5. Исключите из приведенного алгоритма жестко-гибкого планирования лишние шаги и запишите алгоритм правильно.

1. 1. Выделить ключевые показатели и отследить их в динамике.
   2. Составить список жестких задач.
   3. Отметить свои личные контексты.
   4. Составить список гибких задач.
   5. Перенести в список жестких задач как можно больше задач из гибкого списка.
   6. Заполнить пустое пространство между жесткими задачами.
   7. Определить время исполнения для всех задач на день.
   8. Построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами.
   9. Выделить из списка приоритетные задачи.
   10. Разбить приоритетные задачи на подзадачи.
   11. Забюджетировать время для приоритетных задач.
   12. Определить время на выполнение жестких задач в размере 80 % от рабочего дня.

Задание 6. Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результато-ориентированном виде