СОДЕРЖАНИЕ

Введение  3

1.   Сущность документационного обеспечения управления  3

2.   Структура документационного обеспечения управления  7

Заключение  10

Список литературы  11

Введение

Организация документационного обеспечения управления предприятием — гарантия стабильности его производственной, внутренней и внешней управленческой деятельности, залог стабильности и высокой конкурентоспособности. В современных условиях эффективная система документационного обеспечения управления организации — это система электронного документооборота.

1.     Сущность документационного обеспечения управления

ДОУ — это документационное обеспечение управления предприятием Понятие «документационное обеспечение управления» подразумевает деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Ни одна компания не может осуществлять ни внешнюю, ни внутреннюю деятельность без документов. С их помощью оформляют взаимоотношения с работниками и деловыми партнерами, транслируют управленческие решения, дают обратную связь, осуществляют сопровождение производственной и финансовой деятельности.   К документам, которые сопровождают внутреннюю деятельность компании, относятся разного рода записки — служебные, объяснительные, докладные, приказы и распоряжения, локальные нормативные акты, инструкции, положения. Внешнюю управленческую деятельность компания осуществляет посредством гарантийных и распорядительных писем, приказов, направляемых подведомственным подразделениям, рекомендаций и инструкций, разъяснений, ответов на запросы и пр.

Во многом от того, как организовано документационное обеспечение управления предприятием, зависит скорость прохождения информационных потоков, своевременность получения и представления необходимых сведений, а, значит и своевременность принятия управленческих решений. ДОУ — документационное обеспечение управления или документооборот, — отдельное направление деятельности предприятия, осуществляемое, как правило, специальным подразделением, контролирующим процессы документирования и организующим работу со всеми видами официальных документов, как поступающих извне, так и разрабатываемых внутри компании.  Понятие документационного обеспечения управления организацией предполагает систематизацию и строгое соблюдение установленного порядка и регламентов. Важная составляющая делопроизводственной деятельности — установление единых правил работы с документами на каждом из уровней управления предприятия, организация документационного обеспечения управлением в соответствии с конкретными производственными особенностями и потребностями компании.

Работа в этом направлении существенно облегчается за счет использования высокотехнологичных технических средств, специализированного ПО, прогрессивных технологий сбора, обработки и хранения информации.  Грамотно организованное документационное обеспечение — гарантия эффективности управления и, следовательно, эффективной работы всех подразделений и самого предприятия в целом. Это достигается, в том числе за счёт стандартизации и регламентации бизнес-процессов, а также повышения конкурентоспособности компании за счёт оптимизации информационных потоков. Как следует из вышесказанного, главные задачи документационного обеспечения управления — систематизировать и обработать документы компании независимо от того, каким способом их получили и на каких носителях оформили. Для решения этой задачи используют технологии:

• обработки входящей и исходящей корреспонденции;
• систематизации внутренних и внешних документов;
• передачи (доведения) документной информации конечному пользователю (исполнителю);
• регистрации документов и их внесения в информационную базу данных компании с учетом ее внутренней организационной структуры;
• обработки и анализа информации;
• хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документационное обеспечение управления, документы, участвующие в документообороте, процессы их обработки поддаются систематизации и регламентации и почти все они могут быть алгоритминизированы. Требования к ДОУ, по сути, — требования к системе электронного оборота, без которой уже немыслима деятельность современного предприятия.  Современная система документационного обеспечения управления позволяет легко реализовать на практике: многопользовательский доступ с разделением по уровням, возможность архивации и организации хранения данных, работу с несколькими документопотоками, возможность анализа и бизнес-логики.  Немаловажно, чтобы эта система документооборота могла функционировать с использованием уже имеющихся в компании технических средств и сопровождающих ее работу программных продуктов, чтобы не пришлось закупать новую технику и программное обеспечение. Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна соответствовать существующей формализованной организационно-штатной структуре предприятия, позволять создавать документы и сопровождать каждый из них, обеспечивать его упорядоченное сохранение, доступ в соответствии с уровнем пользователя, маршрутизацию входящей и исходящей документации, а также контроль своевременности исполнения.  Важно, чтобы система ДОУ позволяла не только проконтролировать исполнительскую дисциплину, но и однозначно идентифицировать документы с учётом всех вносимых в них изменений и дополнений. Она должна поддерживать полноценный поиск в соответствии с запросами пользователей, учитывающий морфологические особенности русского языка.

Система документационного обеспечения управления организации позволяет решать три задачи:

• разработка документов, их оформление, согласование, подписание и копирование; 
• организация документооборота, контроль движения и исполнения, хранения и использования документов; 
• создание систематизированного архива документов.

Сбои в работе системы ДОУ могут быть обусловлены человеческим фактором (ошибками в документировании операторов или исполнителей), что не приводит к глобальным последствиям и все три задачи будут выполняться в установленном порядке с соблюдением сроков. Но если рассматривать проблему глобально, основные нарушения в документационном обеспечении управления, как показывает практика, связаны с: 

• несовершенством сформировавшихся систем управления документацией и информационными ресурсами, обусловленные неопределенностью организационно-правового статуса делопроизводственной функции и ее недооценкой; 
• несоответствием научно-методического обеспечения, базирующегося на разработках еще конца прошлого века, современным требованиям; 
• несоответствием существующих методик высоким темпам развития информационных технологий и технических средств при отсутствии стандартов и требований к технической оснащенности; 
• несовершенством технологии процессов и процедур сбора, формирования, обработки и анализа информации, хранящейся в архивах, организации ее движения в горизонтальном и вертикальном направлениях; 
• недостатком квалифицированных кадрах, обеспечивающих управление документацией в организациях.

Итак, система документационного обеспечения управления организации должна отвечать современным требованиям, что подразумевает ее комплектование не только современными техническими средствами и технологиями, но и высококвалифицированными кадрами.

2.     Структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1).

Рисунок 1 – Схема документационного обеспечения управления

 Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством. Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека), внутри которой документы расположены в определенном порядке). По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. Документооборот – это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций. Схема документооборота показана на рис. 2. Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Входящая документация – это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рисунок 2 – Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация – исполнение – согласование – утверждение – регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз. Существует целый ряд вариантов классификации документов (см. табл. 1).

 Таблица 1

Виды классификации документов

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

· распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

· информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

· документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

Заключение

Документационное обеспечение управления — вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение управленческой информации. Документационное обеспечение является важным аспектом деятельности любого предприятия, так как в создаваемых и получаемых организацией документах отражены вопросы работы с персоналом, административно-хозяйственная и производственная деятельность и т. д.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции:

• регистрация,
• контроль,
• направление в дело.

Список литературы

• Гордиевич Т.И. Структура документационного обеспечения управления персоналом // Организационно-управленческие аспекты экономического развития предприятий и регионов: статья в сборнике трудов конференции. – Омск. 2019. С. 8-17
• Котова А.А. Сущность документационного обеспечения управления // Дайджест социальных исследований. 2021. №4. С. 18-23
• Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для вузов. — Москва: Юрайт, 2023. 545 с.