Главная БЕСПЛАТНО

Документооборот

Документооборо́т, система движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, сдачи в архив, уничтожения или отправления, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность и безопасность деятельности организации. В целях экономии времени и затрат получают развитие некоторые элементы электронной системы документооборота. С 1 июля 1994 г. в России действует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), предназначенный для регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учёта и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. Основные принципы организации документооборота:

Централизация операций по приёму, первичной обработке и отправке документов.
Максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью.
Маршрутизация отдельных видов документов.
Однократность регистрации документов.
Организация предварительного рассмотрения документов.
Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
Исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками.
Снижение уровня подписания документов.

Формы организации документооборота:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Документы, подписанные директором, регистрируются ведущим документоведом в журнале учета исходящих документов направляются адресату с курьером, либо по каналам почтовой связи. Документы, подписанные заместителями директора или руководителями структурных подразделений, регистрируются ведущим документоведом и направляются адресату по каналам почтовой связи. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений ведущему документоведу.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, перед сдачей корреспонденции на отправку, должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресации в присутствии ведущего документоведа. На документы, подготовленные к отправке, ведущий документовед заполняет 2 экземпляра описи-вложения с обязательным указанием структурного подразделения, отправляющего почту, Ф.И.О. исполнителя и номера телефона. Отправляемая корреспонденция конвертируется в канцелярии, либо ответственным исполнителем, отправляющим корреспонденцию.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления. Правильно оформленные приказы, распоряжения передаются на подпись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу. Подписанные приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в Службе делопроизводства. Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом. Приказам, распоряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

Подлинники приказов (распоряжений) по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Копии приказов, распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки. Копии приказов, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями соответствующих руководителей. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными (совещательными) органами, комиссиями или в структурных подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов готовятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации.

Внутренние документы на имя руководителя другого структурного подразделения регистрируются в подразделении, создавшим документ. Зарегистрированный документ передается непосредственно в подразделение – адресат, в котором повторно не регистрируется.

Регистрация документов — процедура, подтверждающая создание или получение документа. Она заключается в присвоении документу регистрационного номера и внесении основных сведений о нем в регистрационно-контрольную карточку. Организация, которая создала, получила или отправила документ, является ответственной за него. Для оформления этой ответственности документ должен быть надлежащим образом зарегистрирован. По определению, регистрация документов заключается в присвоении регистрационного номера (индекса). Этим фиксируется факт его создания, отправления или получения документа, что и придает ему юридическую силу. Правила организации регистрации документов изложены в локальном акте — Инструкции по делопроизводству. Этим регламентом устанавливаются требования к регистрации документов, формы и виды регистрации. Все документы организации подразделяются на два вида:

регистрируемые;
нерегистрируемые.

К регистрируемым документам относятся все бумаги, которые требуют учёта, ответа и исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации. То есть, в организации подлежат учету следующие виды документов: распорядительные, учетно-статистические, отчетные, финансовые, бухгалтерские и другие деловые бумаги, в том числе, требующие ответа. Система регистрации документов в организации учитывает и документацию, которая создается и используется внутри организации, и исходящую, ту, которая поступает извне — от других компаний и физических лиц. К последней относятся все поступления из вышестоящих и подведомственных органов, а также от частных лиц (т.е. обращения граждан). Регистрация документов в делопроизводстве подразумевает учет всех деловых бумаг, не зависимо от того, каким способом и с помощью каких средств они созданы — рукописным, машинописным, электронным. Часть документов, которые созданы внутри компании или получены от сторонних адресатов, имеет категорию нерегистрируемых. Отдел ДОУ каждой организации самостоятельно составляет перечень бумаг, которые не подлежат обязательной регистрации. Список должен быть приложен к инструкции по делопроизводству.

К внешним относят все документы, поступающие на предприятие из сторонних источников. Управление внешней документацией представляет собой систему взаимосвязанных процессов по подготовке, идентификации, рассмотрению, хранению и удалению бумаг, которые осуществляются в соответствии с заранее установленными и обязательными правилами. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и графами ограничения доступа к документу);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
проставление отметки о поступлении документа в организацию.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

- с отметкой "Лично" ("Private") - непосредственно адресату;

- с грифами ограничения доступа - в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в установленном порядке.) К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в организацию документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в Службе делопроизводства после регистрации документов. Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и исполнения документа. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в организацию и на имя ее руководителя. Документы, адресованные подразделениям, руководителям подразделений и специалистам, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения. Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции по делопроизводству. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в организации распределения функциональных обязанностей между руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:

- на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);

- на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);

- на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;

- на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

По завершении предварительного рассмотрения документы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению). Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или наследующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня. Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции и передаются в соответствующие структурные подразделения для исполнения. Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.

При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства передает копии документа.

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу. Преимущества ЭДО:

Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

Тестовые задания

Движения, получения
б)
в)
в)
а)

Виды служебных писем. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

Сопроводительное письмо, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типовой характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости представления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.
Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения – небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т. д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)». Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные рекомендации и предложения. Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение – отдельным документом. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-изведения те, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т. п.
Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуаций, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены.
Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Так как акт является первичным документом, в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

1) Название документа. Здесь можно прописать общее название ⎯ акт о выполнении работ или оказании услуг. Также допустимо прямо в заголовке указать вид услуги или работы.

2) Дата составления. Нужно следить за тем, чтобы дата акта соответствовала периоду оказания услуги. Если в акте прямо сказано, что услуга за август, документ датируют этим месяцем. Если акт выставлен в сентябре, расходы нужно принять в месяце их фактического совершения — в августе (письма Минфина РФ от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, ФНС РФ от 21.08.2015 № ГД-4-3/14815@).

3) Наименование исполнителя (подрядчика).

4) Описание оказанных услуг (выполненных работ). Наименование работы или услуги и их стоимость в договоре и в акте указывают одинаково. Если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте стоит написать точно так же. Если указать в наименовании, например, транспортные услуги, у налогового органа могут возникнуть вопросы. Подробнее о том, как описывать услуги и работы в акте, читайте ниже.

5) Стоимость. На практике принято указывать ее цифрами и прописью в рублях и копейках. Компании на ОСНО также прописывают в акте сумму НДС. Если в договоре дана приблизительная стоимость услуг или работ, в акте необходимо указать их окончательную цену (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 20.07.2012 по делу № А79-6052/2011). Указывать нужно не только стоимость услуги, но и ее измерение в натуральном выражении — часы, сутки, количество вагонов и т. п. Если услугу измерить невозможно, разрешается не прописывать натуральную величину (пп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

6) Должности лиц, которые подписывают акт со стороны исполнителя (подрядчика) и заказчика.

7) Личные подписи, фамилии и инициалы лиц, совершивших сделку. Право подписи первичных документов доверяют уполномоченным лицам. Их имена в договоре можно не прописывать. Чтобы подтвердить полномочия подписанта, следует запросить у заказчика соответствующий приказ или доверенность (п. 1 ст. 53, 182, 185 ГК РФ). Проверить полномочия директора, который указан в договоре, можно самостоятельно с помощью выписки из ЕГРЮЛ. Помимо ФИО подписанта, в акт желательно включить реквизиты приказа на право подписи или доверенности.

Закон № 402-ФЗ не требует указывать в первичном документе наименование заказчика. Но безопаснее вписать его в акт, чтобы было ясно, в чью пользу выполнены работы или оказаны услуги. По этой же причине лучше включить в текст акта реквизиты договора подряда или оказания услуг, чтобы у налогового органа не возникли вопросы и сомнения.

Печать не относится к обязательным реквизитам первичного документа, с 7 апреля 2015 года ее можно вообще не использовать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ, письмо Минфина РФ от 30.08.2018 № 03-01-10/61983).

Тестовые задания

Оптимальное количество предложений в деловых письмах – г)
Документ, содержащий обязательство или подтверждение – е)
Последовательность структуры письма:

приветствие;

обращение к адресату;

лид - абзац, состоящий как правило, из одного предложения (начальный абзац делового письма, передающий общую смысловую направленность, например: Этим письмом ставим вас в известность ….);

заключительная формула вежливости;

подпись отправителя (если нужно печать);

постскриптум (необязательно).

Автором служебного письма является – а) учреждение, организация или предприятие, от имени которого посылается письмо.
а) письмо –рекламация

Практикум

Назначение информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем. Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.
Виды информационно справочных документов: письма; докладные (служебные) и объяснительные записки; предложения; представления; протоколы; акты; справки; сводки; телеграммы и телефонограммы. Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:

Входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
Исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия.

В отличие от докладных записок, служебные обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки направляют обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Протоколы составляют, чтобы зафиксировать, как проходило обсуждение важных для бизнеса вопросов, какие решения приняли, в какие сроки их нужно выполнить и кто за это отвечает. Например, на годовом общем собрании участники компании решают, как распределить прибыль за прошлый год. Чтобы после собрания не возникло разногласий, секретарь записывает в протоколе ход обсуждения и окончательное решение, к которому пришли. Протоколы бывают краткими и полными. В кратком протоколе укажут только вопросы заседания и принятые решения, в полном — еще и ход обсуждения и мнение каждого участника. Продолжим пример про распределение прибыли в компании. Если секретарь запишет в протоколе только принятое решение, это будет краткий протокол. Если он зафиксирует еще и выступление каждого учредителя, протокол будет полным. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов.
Письма информационного характера Корреспонденция, основное назначение которой — информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяют несколько разновидностей писем. Информационное письмо — адресату сообщают сведения официального характера. В таких письмах могут разъяснять отдельные положения законодательных и иных нормативно-правовых актов и давать рекомендации по их применению. Информационные письма могут рассылать широкому кругу адресатов.

Письмо-сообщение — письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Сопроводительное письмо — используется для отправки документов, не имеющих адресной части.

Письмо-напоминание — цель побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Письмо-извещение — информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях); как правило, рассылают широкому кругу организаций с целью привлечь их к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-уведомление — сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Уведомления могут публиковать в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Рекламное письмо — предлагает товары (услуги), стимулирует интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: предлагающие товары или услуги, и презентации, содержащие сведения о фирме.

Письма, содержащие просьбу или предложение Их цель — побудить адресата совершить определенные действия, которые представляют интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности. Письмо-просьба — нужно, чтобы получить информацию, инициировать действия, необходимые организации-автору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

Письмо-запрос — направляют с целью получить официальную информацию или документы. Всегда требует ответа. Письмо-запрос Скачайте образец Письмо-предложение — направляют потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности — товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности называют офертой. Может быть ответом на запрос или инициативным.

Письмо-заявка — выражает желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В отличие от просьб и запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др.

Письмо-заказ — представляет собой предложение заключить сделку с указанием её конкретных условий. Может быть ответом на коммерческое предложение.

Письмо-приглашение — содержит предложение принять участие в каких-либо мероприятиях. В особо торжественных случаях составляют на специальных бланках.

Письма, содержащие требование или претензию, составляют в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции. Письмо-требование — пишут, чтобы заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-претензия — содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков.

Письма-ответы составляют в ответ на просьбу, предложение, запрос, приглашение. Письмо-согласие — положительный ответ на просьбу, запрос или предложение.

Письмо-отказ — даёт отрицательный ответ на просьбу или запрос.

Гарантийное письмо — содержит обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ, возврата кредита и др. Адресуется организациям или лицам.

Письмо-подтверждение — адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения.

Рекомендательное письмо — автор даёт характеристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обучение и др.

Этикетные письма Их цель — выразить внимание, участие. Основными разновидностями этикетных писем являются: Письмо-поздравление — составляют в торжественных случаях. Письмо-благодарность — направляют организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги. Письмо-соболезнование — составляют в ситуациях, которые требуют выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.). Письмо-извинение — автор приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.