Аннотация. В данной статье будет рассмотрены преимущества электронной трудовой книжки и этапы перехода на их использование.

Ключевые слова: заявления, Пенсионный фонд РФ, работник, работодатель, трудовая книжка.

Introduction of electronic work book as an innovation of personnel document management

Abstract: The article deals with the benefits of an electronic workbook and stages of transition to their use.

Keywords: statements, Pension Fund of the Russian Federation, employee, employer, work book.

Потребность в переводе кадрового документооборота из бумажного в электронный вид назрела давно, потому что развитие кадрового ЭДО выгодно как работникам, так и работодателям:

• перевод массива кадровых документов в электронную форму позволит работодателям существенно сократить расходы и повысить качество управления за счёт скорости обмена информацией.
• для работника введение электронных кадровых документов упростит взаимодействие с кадровой службой работодателя и облегчит получение государственных и муниципальных услуг — необходимые сведения можно будет запрашивать через СМЭВ, а не собирать бумажки в разных инстанциях.
• хранение сведений в электронном виде более надёжно. Нередко работники сталкиваются с тем, что их бумажные документы о работе не сохранились, приходится восстанавливать трудовой стаж, что довольно сложно. Предполагается, что с электронными кадровыми документами такого происходить не будет. [1]

С 2020 года все работодатели должны перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД. [1]

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной  книжки можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

В 2020 году трудовые книжки в бумажном виде остаются, но вместе с бумажным вариантом надо вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

• у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
• тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Ниже представлен переход на электронные трудовые книжки.

Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму. До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

• сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
• работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму.

В уведомлении необходимо попросить работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы нет права требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Распечатать уведомление нужно в двух экземплярах. Один экземпляр отдаётся работнику, а второй с его подписью остаётся в отделе кадров. Это будет подтверждением того, что работник уведомлён. Использовать для уведомления электронную почту или мессенджеры тоже можно. Но нужно позаботиться о том, чтобы зафиксировать факт уведомления.

Шаг 2: Выдать работникам бланки заявлений. До конца 2020 года сотрудник должен сообщить о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

• заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Шаг 3: Проверить бумажные трудовые книжки. Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде надо обратить внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения, потому что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД. Вот опорные точки для проверки:

• личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
• даты о приемах, переводах и увольнениях;
• названия компаний и должностей;
• наличие печатей;
• реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
• наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
• наличие записей о переводах;
• формулировки записей об увольнении. [3]

Шаг 4: Подготовиться к сдаче новой отчетности. С 1 января 2020 года у работодателей появляется новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые надо подать форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

• компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
• сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее. [3]

Пример. Организация приняла нового работника в январе 2020 года. В такой ситуации нужно направить сведения о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной, суббота).

Работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если на предприятии от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Шаг 6: Завести специальный ящик электронной почты, т. е. корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления. [4]

Шаг 7: Изменить внутренние документы по кадрам. Для этого надо проверить внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновить разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью. Ниже представлен список документов, которые можно составлять в компьютере:

• трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);
• электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
• акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
• сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
• любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Итак, для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Электронная трудовая книжка – это современная альтернативная замена бумажной трудовой книжки, которая имеет множество преимуществ как для работодателя, так и для работника.

Список литературы

• Богомолова Л.Ю., Савчук Т.А. Электронная трудовая книжка – современное нововведение // Инновационное развитие регионов: потенциал науки и современного образования: статья в сборнике трудов конференции. – Астрахань. 2020. С. 104-107
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица" в электронном виде») (Зарегистрировано в Минюсте России 23.01.2020 N 57251)
• Кузьмина И. В. Электронные трудовые книжки, плюсы и минусы перехода // Novainfo.ru. 2020. №113. С. 17-20
• Российская Федерация. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)