Делопроизводство
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение
4. Организация делопроизводства
Введение
Современное делопроизводство (канцелярия) должно справляться с огромным потоком документов.
Без автоматизации канцелярии и служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб по принятию быстрых решений.
За время жизненного цикла (ЖЦ) документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах.
На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа.
После того как документ создан – согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу, может использоваться для доказательства в суде и т.п.
Речь идет именно о бумажном документе. Потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях.
Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.
Основной целью прохождения практики является закрепление и углубление знаний, приобретение практических навыков работы. Практические навыки играют определенную роль в профессионально деятельности любого специалиста. Во время практики студент должен:
- приобрести навыки практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования в управленческой и экономической деятельности;
- изучить по месту практики организационную структуру базового предприятия, структуру своего подразделения, организацию рабочего места;
- изучить особенности и специфику процесса производства, установление внешних и внутренних взаимосвязей, организацию документооборота;
- изучить используемые информационные технологии и вычислительную технику в организации процесса документооборота.
- научиться оформлять документы в соответствии с требованиями ГОСТ;
- изучить методы и приобрести навыки работы с управленческой и технической документацией.
Производственная практика проходила на предприятии ООО "Магнолия".
Компания "Магнолия" является 1C: франчайзи фирмы "1С". Фирма работает на рынке автоматизации управления и учета с 2003 года.
Цель компании "Магнолия" – предоставление полного спектра услуг по автоматизации управления и учета на предприятиях:
1. Помощь в выборе программных средств;
2. Продажа программных продуктов;
3. Доставка и установка;
4. Настройка;
5. Внедрение;
6. Послепродажное обслуживание;
7. Консультации и обучение пользователей;
8. Информационно-технологическое сопровождение.
Общество является юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории России и за ее пределами.
«Магнолия» имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения, имеет штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему и другие средства индивидуализации.
Общество создано в целях насыщения потребительского рынка услугами, а также извлечения прибыли в интересах участников.
Стратегия ООО «Магнолия» состоит в сохранении и расширении своих позиций на рынке предоставление полного спектра услуг по автоматизации управления и учета за счет использования эффективных методов управления организацией и торговых технологий обеспечивающих получение максимальной прибыли.
Продуманное и спланированное управление предприятием позволяет в значительной степени повысить его конкурентоспособность, снизить себестоимость продукции, сократить количество возможных рисков производства.
Поскольку ООО «Магнолия» - малое предприятие с небольшим объемом работ, оно использует линейно-функциональную организационную структуру (рис. 1). Численность управленческого персонала составляет пять человек.
Рис. 1. Структура управлением ООО «Магнолия»
При этом маркетинговые, договорные и экономические функции ложатся на директора предприятия, функции управления и подготовки производства полностью переходят к производителю работ, за исключением функций сектора логистики.
Организация делопроизводства
Общее руководство вопросами документационного обеспечения, возлагается на секретаря. Непосредственная организация этой работы возлагается на специализированное структурное подразделение- отдел кадров. В свою очередь руководство отдела кадров осуществляет – начальник отдела кадров. Организация работы с документами ООО «Магнолия» предполагает:
1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
2)обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;
3) обеспечение соблюдения установленной на фирме технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах:
-документооборота;
- создания и эксплуатации информационно-поисковых систем по документам;
-подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот фирмы. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов. Порядок работы с входящими документами:
· прием корреспонденции,
· проверка целостности упаковки и вложений,
· правильность адресации,
· вскрытие конверта,
· систематизация документов,
· заполнение регистрационных карточек,
· простановка штампов,
· распределение документов на подлежащие передаче директору или секретарю для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения фирмы.
Порядок работы с исходящими документами: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в регистрационно-контрольной форме, сортировка отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, простановление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту. Порядок работы с внутренними документами:
· получение распоряжения на подготовку документа,
· изучение материалов в освещаемом документе,
· составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),
· согласование проекта документа,
· представление документа на подпись,
· передача на регистрацию,
· передача документа должностным лицам фирмы для руководства в повседневной работе,
· помещение дело.
Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Так, средства для обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер). Перечень документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики.
1.Структура и штатная численность
2.Приказ по основной деятельности
3.Приказ по личному составу
4.Протокол заседания (собрания)
5.Докладная записка
6.Деловое (служебное) письмо
7.Трудовая книжка
8.Командировочное удостоверение по форме Т- 10
9.Доверенность
1. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом.
2. Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания начальством.
3. Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.
4. Протокол заседания (собрания) – документ содержащий последовательнуюзапись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях, заседаниях совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместно принятым решениям.
5.Докладная записка - это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации. Докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.
6. Деловое (служебное) письмо. Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5 Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.
7.Трудовая книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании документа. По ней считают общий стаж работника. Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)
8. Командировочное удостоверение – это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Оно служит оправданием о месте и время нахождения в командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.
9. Доверенность – документ о представлении права доверенному лицу на совершение каких либо действий от лица доверителя. Доверенность может быть выдана только дееспособными гражданами и юридическими лицами. Доверенность составляется в строго определённой письменной форме.
Список литературы
1. Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов: - Питер, 2009 г., 256 стр.
2. Еремина Н. Л. Эффективный секретарь. Делопроизводство, организация работы, деловое общение:- Сибирское университетское издательство, 2009 г., 192 стр.
3. Клоков И. В., Пташинский В. С. Эффективное делопроизводство (+ CD-ROM): - Питер, 2008 г., 224 стр.
4. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: - Дашков и Ко, 2011 г., 460 стр.
5. Куняев Н. Н., Демушкин А. С., Фабричнов А. Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: - Логос, 2011 г., 452 стр.
6. Ленкевич Л. А. Делопроизводство: - Академия, 2009 г., 254 стр.
7. Леонов В. Кадровое делопроизводство на компьютере: - Эксмо, 2011 г., 368 стр.
8. Меркулова Е. В. Практическое делопроизводство. Составление и оформление документов. Пособие для секретаря и кадровика: - Омега-Л, 2011 г., 192 стр.
9. Сокова А.Н. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве // Делопроизводство, 2008, № 2, с. 14-20.
10. Стрельцова Л. А. Делопроизводство // Секретарь-референт. - №6. 2008
11. Трусов А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса (+ CD-ROM): - Питер, 2008 г., 224 стр.
12. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота: - РАГС, 2009 г., 84 стр.
