Документационное обеспечение управления персоналом
ЧОУ ВО «Курский институт менеджмента, экономики и бизнеса»
Факультет подготовки магистров
Направление 38.04.03 «Управление персоналом»
(направление «Стратегическое управление персоналом»)
Выполнил: студент 2 курса заочной формы обучения с применением ДТ,
_______
Проверила:
_________
Курск 2023
БИЛЕТ 15
- Должностная инструкция
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми. Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана. Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию.
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными. Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
- штатное расписание;
- положение о структурных подразделениях;
- иные организационные документы работодателя.
Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения). Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно. В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины. Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей. Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний. Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей.
Ответственность. В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:
- дата и номер документа;
- наименование организации и место составления;
- визы согласования;
- подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
- гриф утверждения.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
- Организационно-распорядительные документы. Оформление и составление актов, протоколов.
Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.
Таблица 1 – Организационно-распорядительные документы, их состав и виды.
Виды и состав организационно-распорядительных документов |
|
Информационно-справочные
|
Используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки. |
Организационные
|
Определяют правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр. |
Распорядительные
|
Ими оформляют управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения, постановления, приказы, указы и пр. |
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
- организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
- распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.
1. Акт — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Реквизиты акта:
- наименование организации - структурного подразделения (в соотв. с ГОСТ Р.30-2003 нет такого реквизита);
- наименование вида документа;
- дата;
- индекс;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи;
- указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. В вводной части указывается основание для составления акта – указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы. Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:
- временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.),
- постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.)
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются: наименование структурного подразделения; гриф утверждения; отметка о наличии приложений; место (помещение, офис) и время проведения заседания; фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании; дата подписания протокола; способ голосования (открытое, тайное, заочное). Текст протокола состоит из двух частей:
1. Вводная часть – приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.
2. Основная часть фиксирует ход заседания. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протоколы бывают краткими, полными или стенографическими. Оформляет протокол секретарь, подписывает председатель и секретарь.
- Бухгалтер Сазонов А.С. увольняется в порядке перевода из ОАО «Формула» в ОАО «Весна». Опишите документирование процедуры увольнения (с учетом требований Трудового Кодекса РФ)
Увольнение по переводу в другую организацию: процедура по инициативе работодателя
Шаг 1. Руководитель компании, в которую работник переходит, направляет письмо-запрос его текущему работодателю. В запросе указывают предполагаемую дата, когда с сотрудником заключат трудовой договор, должность и отдел, которые предлагают работнику.
Шаг 2. Текущий работодатель, после того как получит письмо-запрос, должен обсудить и согласовать с работником возможность перехода. Если работник согласен с предложением, он пишет заявление (ст. 72.1 ТК).
Шаг 3. Руководитель организации, из которой увольняется работник, подтверждает свое согласие на перевод: заверяет подписью заявление и направляет принимающей стороне письмо-подтверждение в свободной форме.
Шаг 4. Далее текущий работодатель сотрудника издает приказ об увольнении сотрудника по унифицированной форме № Т-8 или по самостоятельно утвержденному образцу, производит окончательный расчет с сотрудником, вносит записи в его трудовую книжку, подает отчет СЗВ-ТД. В графе «основание прекращения трудового договора» приказа указать, что сотрудник увольняется в порядке перевода в другую организацию, и сделать ссылку на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Увольнение переводом по просьбе сотрудника:
Шаг 1. Сотрудник подает письменное заявление, которое пишет в свободной форме. В заявлении он указывает наименование компании, в которую переходит.
Шаг 2. На основании заявления сотрудника руководитель работника согласовывает возможность его трудоустройства с компанией, в которую тот хочет перейти.
Шаг 3. После того, как принимающая сторона пришлет подтверждение, оформляют увольнение: издают приказ, производят окончательный расчет, сотрудник получает на руки свою трудовую книжку и другие обязательные документы, и справки и может устраиваться на новую работу.
Основанием для прекращения трудового договора будет перевод работника по его просьбе к другому работодателю, п.5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Кроме того, на сотрудника необходимо отправить отчет СЗВ-ТД об увольнении. В течение месяца ему не могут отказать в трудоустройстве. В последний рабочий день необходимо произвести расчет сотрудника. Ему предоставляется компенсация за неиспользованный отпуск и зарплата за отработанные дни. На руки сотруднику выдается расчетный лист, бумажная трудовая книжка, справку СТД-Р, выписки из ЕФС-1 и из персонифицированных сведений о физических лицах, раздел 3 расчета по страховым взносам, 2 НДФЛ.
Список использованной литературы
- Аветисян К.А. Совершенствование процедур подбора персонала в организации // Проблемы экономики и менеджмента. 2020. №1 (1). С. 56-59.
- Барбарская М.Н. Сущность процесса управления персоналом организации на современном этапе // Основы ЭУП. 2020. №4 (16). С. 91-96.
- Белоногова Е.И. Основные проблемы управления развитием персонала в условиях цифровой экономики // Вестник науки и образования. – 2018. – №13 (49).
- Виниченко М.В., Строкова С.А. Некоторые подходы к оценке источников подбора персонала // Материалы Афанасьевских чтений. 2020. №2 (15). С. 90-93.
- Горелов, Н. А. Управление человеческими ресурсами: современный подход: учебник и практикум для вузов / Н. А. Горелов, Д. В. Круглов, О. Н. Мельников; под редакцией Н. А. Горелова. – Москва: Издательство Юрайт, 2021. – 270 с.
- Никулина Е.Н., Батарчук Д.С. Оценка кадрового потенциала персонала как современная управленческая проблема // Экономика и социум. – 2018. – № 6 (49).
- Погонышева Д. А., Ковалев Я. С. Управление персоналом в цифровой экономике. В сборнике: Инновационное развитие предпринимательской деятельности региона. Сборник статей международной научно-практической конференции. Брянск. - 2020. - С. 24-27