Нормативно-правовое регулирование кадрового делопроизводства
Аннотация: Все компании ведут документооборот, в том числе и кадровое делопроизводство. Кадры занимают центральные позиции в компании независимо от ее размера. Делопроизводство в кадровой службе в бюджетном учреждении ведется в соответствие с определенными требованиями, несоблюдение и невыполнение которых влечет возникновение юридической ответственности. Следовательно, для того, чтобы не возникла ситуация несоблюдения установленных законом требований необходимо определить структуру нормативно-правовых актов, отвечающих за правовое регулирование деятельности кадровой службы в учреждении
Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, персонал, кадровая служба, нормативно-правовые акты.
Legal regulation of personnel records management
Abstract: All companies are document management, including personnel records management. Personnel occupy Central positions in the company regardless of its size. The paperwork in the personnel office in a budget institution is conducted in compliance with certain requirements, the failure and the failure of which would give rise to legal liability. Therefore, in order to avoid the situation of non-compliance with the statutory requirements is necessary to determine the structure of legal acts, responsible for legal regulation of activity of personnel services in the institution.
Key words: clerical, document management, personnel, human resources normative-legal acts.
Кадровое делопроизводство в организациях – это мощный инструмент регулирования и управления персоналом. Данное направление регулирует достаточно большой пакет нормативно–правовых актов: начиная с Конституции Российской Федерации и заканчивая локальными документами конкретной организации. Работа с людьми, персоналом, требует упорядоченной работы, соблюдение требований трудового и налогового законодательства. Каждое кадровое действие ведет за собой определенный пакет документов. Неправильность и небрежность в ведении кадрового делопроизводства отрицательно скажется и отразится на благополучии организации, в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу, работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д. Документирование трудовых правоотношений предполагает не только безупречное владение соответствующими компетенциями, но и требует знания Конституции РФ, международных трудовых стандартов, трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
Международные трудовые стандарты, оформленные в виде деклараций, конвенций и рекомендаций МОТ, являются отправной точкой при разработке и совершенствовании норм трудового законодательства. Так, например, Декларация МОТ «Об основополагающих принципах и правах в сфере труда» от 18 июня 1998 г. провозглашает недопущение дискриминации в сфере труда и занятий одним из базовых принципов правового регулирования трудовых отношений. Конвенция № 111 МОТ «Относительно дискриминации в области труда и занятий» от 25 июня 1958 г. положена в основу отечественного законодательства о недопущении дискриминации, закрепленного в ряде статей ТК РФ. Дискриминация запрещается при осуществлении любой правоприменительной и управленческой деятельности в сфере труда.
Право каждого на справедливые и благоприятные условия труда закреплено Международным пактом об экономических, социальных и культурных правах от 16 декабря 1966 г. Данное право отражено, в частности, в ст. 37 Конституции РФ. Так, каждому гарантируется вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда (ч. 3 ст. 37); работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск (ч. 5 ст. 37). [1]
Конституционные положения нашли свое развитие в Трудовом кодексе РФ (ст. 91—99; 110—113; 114—119; 219—220). Трудовым кодексом РФ более детально регулируются многие аспекты трудовых отношений, в нем отражены специфические вопросы документирования последних. Широкий круг вопросов, связанных с порядком заключения, изменения и прекращения (расторжения) трудового договора, регламентирован гл. 11—13 ТК РФ.[2]
Трудовой договор — наиболее эффективная юридическая форма воплощения свободы труда в трудовых отношениях. С его помощью граждане реализуют конституционное право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности, профессию, а работодатель — обеспечивать свои интересы за счет необходимых ему работников. Трудовой договор несовместим с принудительным трудом и дискриминацией в сфере трудовых отношений. Определение трудового договора, содержащееся в ст. 56 ТК РФ, предусматривает все признаки, отграничивающие этот договор от гражданско-правовых договоров в сфере труда. Трудовой договор, являясь универсальным основанием возникновения трудового отношения, в значительной степени определяет его содержание.[3]
Правовое обеспечение деятельности кадровой службы не ограничивается ТК РФ. Так, Федеральный закон от 12.01.1996 № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» предусматривает права профессиональных союзов по предоставлению и защите интересов работников на коллективных переговорах, при разрешении коллективного трудового спора, осуществлении локального регулирования и правоприменения. Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» устанавливает более льготные условия труда для работников, вынужденных трудиться в суровых климатических условиях. Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (п. 6 ст. 25) устанавливает прямой запрет на распространение информации о свободных рабочих местах или должностях, содержащей ограничения дискриминационного характера.
Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» предусматривает особые условия труда для работников, непосредственно занятых на работах, связанных с детоксикацией, техническим обслуживанием, уничтожением химического оружия.
Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» определяет условия привлечения к работе на территории России иностранных граждан.
Правовое регулирование вопросов, связанных с квалификацией, профессиональным обучением и дополнительным образованием работников напрямую связано с понятийным аппаратом российского законодательства об образовании. Так, в ст. 2 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» под квалификацией понимается «уровень знаний, умений, навыков и компетенции, характеризующий подготовленность к выполнению определенного вида профессиональной деятельности» (п. 5). В этой же статье даны дефиниции понятий «профессиональное обучение» (вид образования, который направлен на приобретение обучающимися работниками знаний, умений, навыков и формирование компетенций, необходимых для выполнения определенных трудовых, служебных функций (определенных видов трудовой, служебной деятельности, профессий — п. 13); «дополнительное образование» (вид образования, который направлен на всестороннее удовлетворение образовательных потребностей человека в интеллектуальном, духовно- нравственном, физическом и (или) профессиональном совершенствовании и не сопровождается повышением уровня образования — п. 14).[8]
Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» напрямую связан с реализацией обязанности работодателя по обеспечению безопасности работников в процессе их трудовой деятельности и прав работников на рабочие места, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда. Работодатель представляет в базу данных сведения о периодах работы, дающей право на досрочное пенсионное обеспечение отдельных категорий работников. В этой связи важно ознакомиться с положениями ст. 14, 30, 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», а также со ст. 6, 7, 14 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», в ст. 5 которого подробно прописаны сведения, могущие представлять государственную тайну. [10]
В Федеральном законе от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», положения которого учитываются при оформлении на должности, предполагающие работу с конфиденциальной информацией, в том числе персональными данными, раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст. 11). Одним из ключевых моментов правоприменения в кадровом делопроизводстве является определение порядка хранения и использования персональных данных работников. Персональным данным и их защите посвящен Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно ст. 22.1 названного закона работодатель обязан назначить работника, ответственного за организацию обработки персональных данных. Параллельно с отмеченным выше законом был принят Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В данном законе важно обратить внимание на ст. 16 «Защита информации» и 17 «Ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации».[14]
Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов значительно расширен. Правовое положение государственных гражданских служащих определяется рядом Федеральных законов: от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» и от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступивший в силу 1 января 2013 г., скорректировал требования к составлению первичных учетных документов (ст. 9). С 1 января 2017 г. вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее — Закон № 238‑ФЗ)1, в котором закреплена процедура подтверждения соответствия квалификации работника положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 3 ст. 2).
В ходе проведения работ по организации воинского учета (в случае если такие полномочия переданы специалисту или специалистам кадровой службы) необходимо руководствоваться рядом соответствующих законов, среди которых ключевыми являются:
— Федеральный конституционный закон от 30.01.2002 № 1-ФКЗ «О военном положении»;
— Федеральный закон от 24.04.1996 № 61-ФЗ «Об обороне»;
— Федеральный закон от 24.01.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
— Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется также с учетом таких нормативных документов, как:
- Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
- Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;
- Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);
- Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);
- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;
- Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать. К числу обязательных относятся все локальные нормативные акты, упоминаемые в ТК РФ:
- положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
- положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
Таким образом, правовое обеспечение организации и работы отдела кадров состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты кадровой службы с целью достижения эффективной деятельности организации, а специфика отрасли часто связана с четко регулировкой прав и обязанностей всех участников трудовых отношений, в то время как в условиях рыночной экономики сфера локального регулирования неуклонно расширяется.
Список литературы
- "Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ)
- "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019)
- Орловский Ю. П. Трудовой договор // Трудовое право: в 2 т. Т. 2: Особенная часть. Международно-правовое регулирование труда: учебник для бакалавриата и магистратуры. М.: Изд-во Юрайт, 2016. С. 74—75.
- Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 (ред. от 07.03.2018) "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"
- Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности"
- Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 (ред. от 07.04.2020) "О занятости населения в Российской Федерации"
- Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ (ред. от 01.03.2020) "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"
- Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 01.03.2020) "Об образовании в Российской Федерации"
- Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ (ред. от 27.12.2019) "О специальной оценке условий труда"
- Федеральный закон от 28.12.2013 N 400-ФЗ (ред. от 01.10.2019, с изм. от 28.01.2020) "О страховых пенсиях"
- Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ (ред. от 01.04.2020) "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации"
- Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 29.07.2018) "О государственной тайне"