Управленческие решения
СИТУАЦИЯ 5
Управление проектами
ООО «Коммуналка», крупный биллинг оператор в сфере ЖКХ, сотрудничает с управляющими компаниями (далее - УК) и предоставляет населению квитанции. Услугами ООО «Коммуналка» пользуются УК на территории крупного мегаполиса. В данном сегменте биллинга есть особенность: для корректного выставления начислений в квитанциях необходимо иметь огромный массив информации относительно квартир и домов: о приборах учета, кол-ве прописанных людей, переданных показаниях по приборам учета и т.д.
Работа по приему новых УК построена следующим образом: есть стандартные данные, которые УК должна предоставить, чтобы получать квитанции. Отдел по работе с заказчиками контактирует с УК по поводу предоставления этих данных, затем обговариваются алгоритмы расчета, есть ли специфичные требования. Если они есть, то аналитик отдела разработки программного обеспечения формулирует постановку задачи, которую согласовывает с отделом по работе с заказчиками и юристами и затем отдает на работу программистам. Если заказчик не может прислать данные по обычной форме, то все также обговаривается индивидуально и проходит через аналитика, который по сути является неким координатором работ между отделами, т.к. согласовывает все со всеми. Однако функцию координатора на аналитика никто прямо не возлагал, основная работа - это правильно интерпретировать то, что хочет заказчик и написать постановку задачи для программистов.
Руководство хочет выйти на рынок биллинга соседнего города и переманить УК оттуда к себе на обслуживание. Договоренность между УК соседнего города и ООО «Коммуналка» была достигнута, договор заключен. Сложность приема нового заказчика состояла в том, что ООО «Коммуналка» необходимо было получить весь этот объем информации и корректно сконвертировать в свою базу данных для дальнейшей работы по общему стандарту. Новый заказчик не хотел сразу сообщать своему старому биллинговому оператору, что расторгает с ним договор, т.к. боялся получить некорректные квитанции в текущем месяце из-за такого разрыва отношений.
Договоренность была следующая: ООО «Коммуналка» разрабатывает формы для приема данных, анализирует законодательство соседнего города на предмет отличий в части ЖКХ и готовится быстро принять нового заказчика, сразу после того, как новый клиент скажет старому оператору о разрыве контракта, ведь есть штрафы за выпуск квитанций со срывом сроков.
По факту ситуация складывается следующим образом: разработаны формы приема данных для начислений, найдены не схождения в законодательстве, по результату этих работ составлен список работ для программистов. На ситуацию с приемом нового заказчика накладывается загрузка по другим проектам, так как дело было в конце года и работы там всегда много. Время идет, но файлов с информацией так и нет, из отдела программистов это никого не смущает, т.к. есть много других задач и думать об этом некогда. Начальство же в полной уверенности, что все идет запланированным образом и дает обещания относительно сроков приема новому клиенту. Когда срок подходит к концу, то вскрывается факт не получения информации. Организуется встреча со старым биллинговым оператором по поводу приема данных и т.к. терять им особо нечего и нет мотивации передать данные по нужной форме, то информация предоставляется не по шаблону, а не как попало - в форме, удобной им самим и еще не в полном размере. Но т.к. договор с новым заказчиком уже заключен и по нему есть обязательства, то приходится довольствоваться теми данными и их форматом, который есть. Программисты с постановщиком пытаются выжать максимум из информации, выходят на работу в новогодние праздники, чтобы успеть срок. Первоначальная оценка трудозатрат по проекту не оправдывается, т.к. условия предоставления информации изменились.
В конце приема нового заказчика складывается следующая ситуация:
-программисты не понимают, почему им пришлось работать в авральном режиме, ведь они заранее предусмотрели все формы приема информации и все изменения, которые нужно будет сделать для приема нового заказчика;
-руководство не понимает, почему прием не был произведен вовремя.
ВОПРОСЫ
1. В сложившейся ситуации кто виноват в срыве сроков?
Ответ:
Проектом называется ограниченное по времени предприятие (мероприятие), целью которого является создание уникального продукта, товара или услуги или получение принципиально новых результатов. Исходя из этого определения, следует понимать, что для достижения цели определенной в проекте необходимо приложить знания, усилия, опыт и т.д. Исходя из этого, следует сказать о том, что у каждого проекта, который предполагается реализовать должен быть грамотный и опытный руководитель, обладающий необходимыми компетенциями. Без руководителя ни один проект не будет иметь шансов на жизнь. Руководитель проекта назначается непосредственно вышестоящим руководством, согласно приказа. В таком случае на назначенного на эту должность возлагается ответственность за выполнение самого проекта и сроки, необходимые для выполнения данного проекта. Каждый руководитель проекта, всегда будет взаимодействовать с руководством, заказчиком командой и самим проектом. Руководитель проекта должен иметь команду перед которой будут поставлены цели и задачи для выполнения работы. В сложившейся ситуации, на мой взгляд, виновато руководство ООО «Коммуналка», так как в первую очередь именно они должны были определенным образом назначить ответственного за подготовку, мониторинг выполнения и качество выполнения работ для успешного достижения цели и взаимодействия с УП в условиях заключенного договора.
2. Каким образом нужно было организовать прием нового заказчика, чтобы не работать в аврале?
Ответ:
Для того, чтобы проект был успешным и дал положительные результаты, руководитель должен:
- Собрать для осуществления правильных людей и создать команду, члены которой будут разделять общие идеи, ценности и цели, нести ответственность за свои решения и поступки.
- Вести переговоры, так как во время реализации проектов их насчитывается огромное количество. Сюда же можно и отнести управление конфликтами. Без этих навыков реализации проектов будет сопряжена с массой проблем, как внутренних так и внешних.
3. Какие рекомендацию по улучшению бизнес процесса приема новых заказчиков вы можете дать, чтобы ситуация не повторилась в будущем?
Ответ:
Управление проектом, в широком понимании – это профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов и созидательной деятельности путем успешного осуществления проектов как целенаправленных изменений.
Рекомендация руководству компании – контролировать ход выполнения взятых на себя обязательств путем назначения ответственного лица и принятия заблаговременно необходимых управленческих решений.
Эффективное управление проектами - это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между "хорошим" и "плохим" пакетом. Опыт осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной методологии проектного менеджмента позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта. Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами. Оптимизация проектной деятельности в организации возможна за счет систематизации проектной деятельности (внедрение систем управления проектами), использования современных инструментов и методов планирования и контроля проектов, применения знаний и мирового опыта управления проектами.
Формирование команды проекта
Для подготовки и реализации проекта, необходима команда, состоящая из следующих специалистов:
Рисунок 1 - Организационная структура команды
Для успешного достижения целей проекта критически важным является следующее:
- идентифицировать состав участников проекта;
- определить роли участников проекта и порядок их
- взаимодействия;
- сформировать команду проекта и команду управления проектом;
- построить необходимую и достаточную для управления проектом организационную структуру
Таблица 1 - Проектные роли
Проектная роль |
Описание проектной роли |
Куратор проекта |
Как правило, руководитель высшего звена, который курирует проект, обеспечивает общий контроль и поддержку проекта финансовыми, материальными, человечекими и другими ресурсами. Куратор проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации. |
Руководитель проекта |
Руководитель проектной команды, ответственный за управление проектом, достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества. Ведет переговоры с потенциальными покупателями и партнерами. |
Системный архитектор |
Обеспечивает управление рабочей группой и контроль качества в рамках всех этапов проекта. Формирует архитектуру и идеологию ХД, оценку имеющихся технических возможностей, взаимосвязи со смежными системами, проектную документацию. |
Бизнес-аналитик |
Обеспечивает двустороннюю взаимосвязь между предметными экспертами (функциональными специалистами) Заказчика и IT-специалистами Исполнителя путем сбора требований, их обработки, документирования и передачи специалистам Исполнителя, а также путем доведения полученных результатов до представителей Заказчика. |
Специалист по модели данных |
Является архитектором моделей данных на выставке |
Администратор БД |
Проводит установку и настройку СУБД. Непосредственно участвует в разработке физической модели данных. Отвечает за выработку требований к БД, её проектирование, реализацию, оптимизацию, сопровождение и архивирование, включая управление учётными записями пользователей БД и защиту от несанкционированного доступа. |
Ниже опишем основные должностные обязанности и требования, которые будут предъявляться к специалистам, претендующим на данную должность в команде.
1. Куратор проекта
Т.к. куратор на проекте обычно является данностью и зачастую является TОР менеджером компании, предъявлять требования к его профессиональной компетенции достаточно трудно. Но все же участник проекта, выполняющий данную роль, должен полностью понимать цели и задачи проекта, иметь возможность выделять необходимые ресурсы, управлять рисками, влиять на бюджет проекта.
2. Руководитель проекта
Руководитель проекта является ключевым участником проекта, и поэтому его квалификация должна соответствовать требованиям проекта на всем его протяжении.
Руководитель проекта должен иметь:
• Высшее техническое или инженерно-экономическое образование.
• Общий стаж работы в области информационных технологий не менее 3-х лет‚ а также опыт управления проектами не менее года.
Также он должен обладать основными качествами руководителя:
• Умением создавать команду, обеспечивать её деятельность необходимыми ресурсами, ставить и распределять среди консультантов задачи, координировать и контролировать их исполнение, осуществлять мотивацию.
• Быть энергичным, коммуникабельным, стремиться к личной независимости и лидерству.
Профессиональная компетенция руководителя проекта должны включать:
• Знания современных методик управления проектами (например, методик от РMI или IРMА). Их успешное применение.
• Опыт участия в проектах построения хранилищ данных.
• Умение формировать план проекта: состав работ, диаграмму Ганта, загруженность ресурсов, оценку трудозатрат и т.д. Уметь профессионально пользоваться MS Рrоjеct.
• Управление изменениями, рисками и проблемами проекта.
• Своевременный контроль исполнения бюджета.
• Успешное ведение переговоров.
• Опыт подготовки и проведения презентаций.
3. Системный архитектор
Системный архитектор является центром компетенции проекта и осуществляет оперативное управление проектной командой.
В связи с этим, к его квалификации и профессиональной компетенции предъявляются следующие требования:
• Высшее техническое образование (предпочтительно в области информатики, вычислительной техники, систем управления).
• Умение мыслить креативно.
• Опыт управления техническими проектами (желательно проектами внедрения ХД), координации работы консультантов.
• Достаточные знания в области методов и технологий управления проектами (включая MS Рrоjеct).
• Понимание предметной области, для которой строится хранилище данных.
• Высокие коммуникабельные навыки, умение построить доверительные отношения с Заказчиком, способность брать на себя инициативу по обеспечению соблюдения требований и учета интересов бизнеса в процессе реализации проектов.
• Знание принципов работы локальных вычислительны сетей и настройки информационной безопасности.
Кроме того системный архитектор должен иметь практический опыт в части:
• Администрирования и оптимизации баз данных.
• Разработки ЕTL-процессов и процессов обеспечения качества данных.
• Интеграции приложений и данных.
• Разработки и сопровождения BI-приложений.
• Управления правами доступа.
4. Бизнес-аналитик
Т. к. бизнес-аналитик является связующим звеном между предметными экспертами (функциональными специалистами) Заказчика и IT-специалистами Исполнителя, то к его квалификации и профессиональной компетенции предъявляются следующие требования:
• Высшее инженерно-экономическое или экономическое образование.
• Знание предметной области и бизнеса Заказчика.
• Понимание сути и целей внедрения хранилища данных и той пользы, которую внедрение принесет бизнесу Заказчика.
• Знание принципов организации данных и построения моделей данных.
• Умение систематизировать информацию, соблюдать дисциплину в отношении ведения документов, версий, протоколов.
• Наличие практического опыта описания процессов в различных нотациях (UML, IDЕF0, IDЕF3, DFD и д.р.).
• Отличное знание пакет офисных программ (MS Wоrd, MS Ехcеl, MS РоwеrРоint).
• Объективность в части принятия требований от Заказчика для их реализации. Не принимать абсолютно все требования, уметь донести цели создания и ограничения системы.
• Коммуникабельность, умение работать в команде с другими аналитиками, консультантами и представителями Заказчика.
5. Специалист по модели данных
Является архитектором моделей представленных в проекте в связи с чем к его квалификации и профессиональной компетенции предъявляются следующие требования:
• Высшее техническое образование, инженерно-экономическое или экономическое образование.
• Понимание предметной области и бизнеса Заказчика.
• Опыт в области построения моделей данных с использованием CАSЕ-средства.
• Знания в области баз данных.
• Знания языка запросов SQL.
• Коммуникабельность, умение работать в команде.
6. Администратор базы данных (БД)
Для успешного участия в проекте осуществляющим организацию и проведение выставок администратор БД должен иметь определенную компетенцию в области СУБД, позволяющие ему качественно выполнить проектирование БД, её реализацию и настройку.
К такой компетенции относят:
• Знание операционной системы, на которой размещается база данных хранилища данных.
• Понимание принципов работы локальных вычислительных сетей и настройки информационной безопасности.
• Квалифицированные знания по СУБД, использующейся для реализации корпоративного хранилища.
• Наличие опыта администрирования промышленных СУБД (управление экземпляром, сбор статистики, мониторинг производительности и т.п.). Опты работы с приложениями администрирования (командная строка и GUI приложения).
• Наличие практического опыта проектирования структуры и оптимизации работы СУБД для хранилищ данных (секционирование, табличные пространства, индексы, планы запросов и т.д.).
• Умение настраивать операции архивирования, резервного копирования и восстановления больших объемов данных.
• Знания в области настройки безопасности СУБД (сопровождение пользователей, назначение привилегий, аудит и т.д.).
• Знания языка запросов SQL и его процедурных расширений.
• Знания методологий проектирования хранилищ данных, схем организации данных «Звезда» и «Снежинка».
• Наличие сертификатов является очень желательным.
После того, как критерии для каждой должности сформированы, происходит поиск (привлечение) и отбор кандидатов с подходящими умениями и навыками. Проведением Отбора резюме кандидатов и проведением первичного собеседования и необходимых тестов психолог организации , после отбора нескольких кандидатов, будет проводиться второй этап собеседования с заместителем генерального директора. После успешного прохождения собеседования, кандидат будет утвержден на должность в команде проекта.
На должности куратора и руководителя проекта, отбор проводиться не будет, данные специалисты назначены генеральным директором компании.
Далее опишем этапы по которым производилось формирование команды проекта АО «Коммуналка».
Во-первых, определяются общие задачи проекта.
Во-вторых, определяется квалификация, роли и количество требуемых специалистов.
В-третьих, согласовывается выделение требуемых специалистов с линейными руководителями для участия в проекте.
В-четвертых , окончательно формируется функциональная проектная команда с разделенными ролями, определенными и понятными задачами, степенью ответственности и общей целью. В заключении, руководителем проекта формируются детальные задачи и определяется дальнейшая тактика действий.
Типичные ошибки при формировании команды АО «Коммуналка» и пути их решения
Типичные ошибки при формировании команды
• Две типичных ошибки со стороны Заказчика:
Ошибка № 1: Включение в команду специалистов, ограниченных временем.
Регулярные повседневные обязанности, закрепленные за специалистом, необходимость выполнения которых никто не отменял, приводят в результате к отсутствию времени на проект. Затраты и продолжительность проекта увеличиваются.
Решение: На этапе планирования проектных работ требуется согласованность временных затрат со специалистом и перераспределение обязанностей среди других подчиненных.
Ошибка № 2: Недостаток технических знаний у специалистов.
Для каждого проекта необходим определенный уровень технический экспертизы. Ограниченность в текущих профессиональных навыках сотрудников и в бюджете для приема нового сотрудника, приводит в результате либо к не достижению целей проекта, либо к не используемости конечного продукта.
Решение: На этапе планирования проекта выделение ответственного сотрудника и содействие в получении технических знаний или направление сотрудника на курсы повышения квалификации. Дополнительно, возможно согласование с исполнителем консультационных услуг по обучению конечному продукту на завершающих стадиях проекта.
• Две типичных ошибки со стороны Исполнителя:
Ошибка № 1: Неопределенность роли каждого участника.
Работы команда будет неэффективной в условиях отсутствия ясности закрепленных функциональных обязанностей за каждым участником. В результате продолжительность проекта увеличиться, участники могут потерять общую цель, появятся разногласия в принимаемых решениях, изменится приоритетность в работах по проекту.
Решение: Доведение до каждого участника команды цели, функциональных задач, степенью ответственности и участия в проектных работах. На стадиях выполнения проекта постоянный мониторинг за изменениями и оценка рисков.
Ошибка № 2: Слабость в планировании и в мониторинге действий участников.
Взаимосвязь между целями бизнеса и целями проектами, является решающим критерием в завершенности проекта. Слабость в контроле и мониторинге хода проекта приводит к отсутствию управления изменениями, последовательным, а не параллельным работам и конфликтам внутри команды. В результате, проект способен не дойти до финальной стадии или потребуется длительное время на восстановление отношений между участниками.
Решение: На стадии планирования и обсуждения проекта, проводить разработку решений и согласование задач только в соответствии с целями проекта. Разработать и включить в проектную документацию периодические графики встреч со всеми ответственными лицами.
Заключение
В работе были рассмотрены наиболее важные аспекты:
1. Проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией;
2. Жизненный цикл проекта представляет собой совокупность следующих друг за другом стадий. Несмотря на уникальность всех проектов существуют общие модели, которые могут служить руководством по определению жизненного цикла большинства проектов.
3. Важно создать команду, для минимизации потерь при внедрении нового проекта и достижения конечной цели от внедрения проекта. Под командой понимается совокупность людей, которые ощущают свою целостность, чувствуют свою обособленность от "остального мира", стремятся к достижению определенной цели.