Архивариус
СОДЕРЖАНИЕ
1. Организация работы архивного учреждения
2. Отбор документов, подлежащих архивному хранению
3. Хранение архивных документов
Введение
Я проходила практику в ООО «ВМ ТЕХНИКС-ЭКСПЕРТ» с 13.04.2016г. – 26.04.2016г. Задачами практики было:
1. Знакомство с постановкой документационного обеспечения управления в архивах.
2. Овладение навыками самостоятельной практической работы в области организации и технологий работы с документами в архивах.
3. Овладение профессиональной деятельности, развитие профессионального мышления.
4. Закрепление, расширение, углубление и систематизация знаний, полученных при изучении дисциплин, определяющих профиль специальности.
5. Проверка профессиональной готовности к самостоятельной трудовой деятельности.
ВМ Техникс-Эксперт, ООО зарегистрирована по адресу Москва г., пр-кт. Ленинский, д.68/10, 119296. Генеральный директор организации Харламов Максим Анатольевич.
Основным видом деятельности компании является производство строительных металлических конструкций и изделий, производство подъемно-транспортного оборудования (29.22), подготовка строительного участка (45.1).
Также ВМ Техникс-Эксперт работает еще по 15 направлениям. Размер уставного капитала 10 000 руб.
1. Организация работы архивного учреждения
Архивный отдел имеет свою структурную организацию: заведующая архива и подчиняющиеся ей главные ведущие специалисты в составе пяти человек, в соответствии с числом хранилищ. Работает архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00, приемные же дни понедельник, вторник с 14.00 до 18.00 и четверг с 9.00 до 13.00. Основными задачами архива организации являются:
· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
· учет и обеспечение сохранности документов;
· создание научно-справочного аппарата к документам архива;
· использование хранящихся в архиве документов;
· подготовка и передача документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
· ведет списки организаций и структурных подразделений организации – источников комплектования архива;
· принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
· учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
· организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
· организует работу по составлению номенклатуры дел организации.
2. Отбор документов, подлежащих архивному хранению
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации. Архив принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Перед передачей документов на постоянное хранение проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. Комплектование архива включает:
· определение источников комплектования архива;
· определение состава документов, подлежащих приему в архив;
· организация передачи документов в архив.
Основными источниками комплектования архива организации являются:
· структурные подразделения организации;
· подведомственные организации;
3. Хранение архивных документов
Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляется:
· комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и);
· комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика видового состава документов архива.
Данный архивный отдел размещен в специально приспособленном для хранения документов здании. Размещение производилось в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза установила пригодность помещения, состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводилась представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы были оформлены соответствующий акт. Здание архива – это помещения: хранилища для хранения документов и рабочие комнаты сотрудников архива, а также помещение предназначенное для приема посетителей. Хранилища размещены в изолированных помещениях. Они безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления и имеют запасной выход. Электропроводка в хранилищах скрытая, штепсельные розетки – герметичны. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
Заключение
Пройдя практику в Архивном отделе ООО «ВМ ТЕХНИКС-ЭКСПЕРТ», мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг. Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации. Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации. В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.
Список литературы
1. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) (для СПО и НПО). – КноРус. 2016 г. 216 с.
2. Голиков А. Архивоведение отечественной истории. – Academia. 2012 г. 176 с.
3. Раскин Д., Соколов А. Архивоведение. Учебник. – Юрайт. 2016 г. 384 с.
4. Хорхордина Т. История архивоведческой мысли. Учебник. – РГГУ. 2012 г. 456 с.
5. Хорхордина Т., Попов А. Архивная эвристика. Учебник. – РГГУ. 2015 г. 294 с.