Системный подход к проектной деятельности в организации
Системный подход к проектной деятельности в организации
Условия, в которых приходится действовать современным организациям, требуют от менеджера системного мышления.
Нарастающее усложнение, комплексность передовых задач, надобность их решения в единстве технических, финансовых, экологических, социальных и организационных качеств; нарастание скорости перемен; недостаток ресурсов; ужесточение роли человеческого фактора; свежие конфигурации взаимодействия науки и бизнеса; глобализация соперничества и кооперации; запросы интернациональной стандартизации - все это вызывает неизбежность системного подхода к проектированию организационных систем, надобность учета наружных и внутренних обстоятельств организации, причем в их динамическом развитии и изменении.
Следовательно, нынешние способы проектирования основываются на рассмотрении организации как открытой динамической системы, основной целью коей считается самосохранение и развитие. Проектирование компаний нужно понимать как обязательную долю, как неотъемлемый период единого процесса организационного формирования системы.
При проектировании каждый раз возникает необходимость улаживать 3 весомых задачки и изучать 3 основных шага в формировании организации:
· будущее состояние (где организация хотела бы как раз пребывать);
· реальное состояние (где организация располагается в данный момент);
· переходное состояние (как перейти от истинного к грядущему).
Проектирование организации - это процесс сотворения прообраза грядущей организации, неизменный поиск более действенного сочетания организационных переменных.
В стандартах ISO серии 9000 провозглашены как базовые принципы менеджмента качества системный и процессный подходы.
О системном подходе может идти речь как о неком методе организации поступков, таком, каковой охватывает каждой вид работы, выявляя закономерности и связи для их наиболее действенного применения. Наряду с этим системный подход считается не столько способом решения задач, сколько способом постановки задач. Как принято говорить: «Правильно заданный вопрос - половина ответа». «Системный подход» - предписывает созидать компанию, как целенаправленную систему, которая состоит из составляющих, подсистем, реализующих как бы конкретные опции. Оптимизация структур организаций, с использованием этого подхода, базирована на согласовании элементов «системной триады»:
1. Целей, каковые определяют содержание образования и существования организации и ее частей
2. Работа в разных ее конфигурациях (многофункциональные задачи, процессы и т.п.), обеспечивающая реализацию целей
3. Организационной структуры, определяющей устройство организации.
Для согласования данных элементов их надо идентифицировать, структурировать, связать вместе.
Так же, любой из целей нужно приписать метрики - характеристики, отражающие уровень осуществлении системой всякой степени собственного назначения («если не измеряем, то не управляем»).
Проектирование организации, стало быть, заключается в последующей очередности шагов:
1. Разработка системы целей и характеристик
2. Разработка системы работы
3. Синтез оргструктуры, т.е. рассредотачивание ответственности за реализацию целей методом воплощения конкретных составляющих работы за счет выделенных активов.
При этом, эти шаги повторяются несколько раз на различных уровнях детализации. Сначала на концептуальном уровне ориентируются основные цели организации, выявляются главные составляющие работы для достижения данных целей, разрабатывается концепция оргструктуры. Впоследствии согласования совместной модификации организации выполняется наиболее детальная ее проработка на различных уровнях подсистем.
При этом, последняя степень детализации возможно будет различной. В одних типах организаций, допускающих существенную стандартизацию работы (так, для непрерывных производств), существует возможность стремительно доходить до описания должностных позиций, в иных эпизодах (так, для быстрорастущих творческих фирм) - пока же ограничиваться степенью организационных систем, подразделений.
Итеративный нрав организационного проектирования можно отразить типа спирали. Перемещение по спирали от центра к периферии отображает нарастание уровня детализации проработки, наряду с этим на любом витке ожидается надобность балансировки «целей - работы - оргструктуры».
Дабы начать конструирование либо «организационный дизайн», надо не столько, мягко говоря, обусловить перечень целей и поступков (составляющих), а также и обусловить, каким образом они структурируются, как, в частности, систематизировать цели либо работу.
Все давно знают то, что системность проектирования вариации организации необходима, чтобы обеспечить полноту решения и того, что ценности и ожидания всех заинтересованных сторон найдут собственное отражение для фирмы, и практически никакая работа, нужная для их достижения, не будет позабыта; дать потенциал для осознания и анализа работы.
Неструктурированные линейные перечни из сотен позиций не разрешат это выполнить.
Одно из лучших, что они в состоянии сделать - это также выступить в качестве снотворного.
При этом принципиальна и наглядность демонстрации – как следствие повышенное внимание к приемам визуализации познаний об организации работы фирмы. Лучше распределить ответственность по оргструктуре методом анализа и обследования имеющих место быть принципов и правил организационного проектирования. Практика использования системного подхода при анализе социально-технических систем, технических, т.е. организаций говорит, что при их рассмотрении лучше поначалу узнать всю систему, а после этого поочередно, по уровням выделять ее составляющие. В этом состоит, по сути, вся сущность системного подхода: улаживать задачи поочередно, не углубляясь незамедлительно в лишние составные части, добиваясь оптимальности системы на любом уровне рассмотрения.
Одной из основ системного подхода к организационному проектированию считается Теория Функциональных Систем (ТФС).
С позиций этой доктрины фирма есть система верхнего уровня, взаимодействующую с наружной средой.
Задача фирмы отображает ее назначение в данной области, и, преимущественно, роль в общественном разделении труда.
К тому же, в ее составе появилась возможность выделить совокупность функциональных систем последующего значения.
Любая из них, сообразно ТФС, кроме того характеризуется собственной миссией (мотивированным предназначением), закрепляющей ее роль в осуществлении целей фирмы в общем.
Более элементарно задача каждой коммерческой организации как раз быть может обозначена, как «зарабатывание средств на социальной полезности», при этом, как в настоящем, так и в дальнейшем.
Основная задача бизнес-системы в настоящем времени - это поддержание заданного собственниками значения производительности, позволяющего формировать добавленную стоимость.
Добавленная стоимость (Value Added) появляется у фирмы в таком случае, если рентабельность ее активов (Return on Assets, ROA) выше средневзвешенных издержек на капитал (Weighted Average Cost of Capital, WACC). В будущем цели системы - это область стратегии развития, задача каковой как раз представляет собой образование бизнес-моделей, способных удачно соперничать и, мягко говоря, делать добавленную стоимость при работе на перспективных рынках.
Грядущая степень, выделяемая в ТФС (впоследствии бизнес-системы в общем) - это Функциональные системы (ФС).
В масштабах предлагаемой методологии ФС - это специальная доля производственной либо управленческой работы, каковая характеризуется единым назначением (ролью в бизнес-системе).
В качестве примера можно привести: Снабжение, Маркетинг, Управление персоналом, Производство, Финансы, Логистика и т.п.
Отношения меж системами предпочтительнее характеризуются термином «взаимосодействие».
Оно как раз нацелено на реализацию основных целей фирмы в настоящем и будущем.
Любая функциональная система первой степени, к тому же, декомпозируется на подсистемы.
Следует полагать, процесс декомпозиции имеет возможность продлиться прямо до выделения функциональных процессов либо функциональных задач - последних из компонентов нижнего уровня, имеющих свои целевые предназначения. Эти функциональные процессы и функциональные задачи состоят из неразделимых потом составляющих - операций, выстроенных в конкретной очередности (процессы) либо производимых по обстановке (задачи).
Пока же для решения задач организационного проектирования довольно, дабы любая составляющая была продемонстрирована своим целевым предназначением, системной ролью.
Ну а в каковой конфигурации, в конце концов, реализуется работа любого составляющего: процессной, проектной либо какой-либо еще, это другое дело. Чтобы, в конце концов, обусловить составляющую декомпозиции, довольно показать решаемую им задачу, вклад в совокупное дело.
За это время состав нужных составляющих бизнес-системы как бы предопределяется 2-мя причинами:
1-ый - это вид цепочки формирования ценности (Так, в случае если облюбовали торговый бизнес, то «система производства» не необходима);
2 - это бизнес-стратегия, каковая, в общем то, оказывает влияние на выбор составляющих наиболее тонко.
Как бы это было не странно, но она не столько имеет возможность задавать состав составляющих подсистем, а также и их требуемые свойства.
Обыкновенно идентификация состава ведущих функциональных систем выполняется при помощи карты бизнеса, каковая обрисовывает «цепочки создания ценностей», образующих бизнес-модель фирмы.
Реальная оптимизация деятельности, высокое качество взаимодействия и взаимосодействия организационных систем, достигаются только сбалансированным применением процессного и системного подходов.